Automatizar o seguimento de orçamentos: não perca faturação

Você envia um orçamento, e depois? Na maioria das PME não acontece nada. O orçamento cai na caixa de um cliente ocupado, desce na lista e é esquecido. Não recusado, esquecido. E é aí que a sua faturação se escoa. Automatizar o seguimento de orçamentos significa que cada orçamento enviado recebe automaticamente um lembrete simpático no momento certo, sem que você precise de se lembrar. Este artigo explica porque é que os orçamentos ficam parados, o que isso lhe custa em euros, como automatizar o seguimento, e quando é melhor pegar você mesmo no telefone.

Porque é que os orçamentos ficam parados (e não é por causa do preço)

Quando um cliente não responde ao seu orçamento, o primeiro pensamento costuma ser: "caro demais" ou "sem interesse". Mas raramente é verdade. O cliente pediu o seu orçamento, portanto havia interesse. O que acontece depois é bem mais banal: ele estava cheio de trabalho, comparava mais alguns fornecedores, esperava o aval de um colega, e então o seu e-mail deslizou para a página três da caixa de entrada. Não é recusa, é silêncio. E o silêncio parece um não, quando muitas vezes é um "ainda não".

E fica mais claro. Segundo o mesmo estudo, 80% das vendas exigem cinco ou mais seguimentos antes de o cliente dizer sim. Ao mesmo tempo, 44% dos comerciais e empresários desistem após uma única tentativa. É aí que está a falha: não na qualidade do seu orçamento, mas no simples facto de quase ninguém voltar a contactar com frequência suficiente.

Faça as contas: quanto custa um orçamento esquecido?

Vamos tornar isto concreto, com números de exemplo, use os seus. Suponha que envia 8 orçamentos por semana, em média €1.500 cada, e que fecha 2 atualmente. Com um seguimento melhor e mais consistente, fecha mais um por semana em média. São €1.500 de faturação extra por semana, ou mais de €70.000 por ano. Não porque faz melhores orçamentos, mas porque deixa de permitir que os já enviados ganhem pó.

O que automatizar, e o que não

O seguimento automático de orçamentos trata da parte chata e fácil de esquecer. Não da venda em si, essa continua a ser sua. Em concreto, um sistema de seguimento trata de:

• Controlar que orçamentos estão em aberto: cada orçamento enviado entra automaticamente numa única vista, com data e estado, acabaram-se as pastas dispersas e os post-its
• Lembrar a tempo: se o cliente não respondeu após, por exemplo, 3 dias, sai automaticamente um lembrete simpático, com o nome dele e no seu tom
• Insistir até haver resposta: um segundo e eventualmente terceiro lembrete seguem em momentos fixos, até o cliente dizer sim, não ou "mais tarde"
• Avisá-lo do interesse: assim que um cliente responde ou abre o orçamento, recebe uma notificação para ligar no momento certo

O que não automatiza: a conversa pessoal nos seus negócios mais importantes. Um orçamento de €500 pode perfeitamente receber um lembrete automático. Num de €40.000 continua a pegar você mesmo no telefone, é aí que faz a diferença com uma conversa a sério. O sistema só garante que nunca se esquece de a ter.

Como é o seguimento automático de orçamentos na prática?

Imagine uma empresa de instalações que envia cerca de 10 orçamentos por semana. Antes, o seguimento fazia-se "quando havia tempo", ou seja, quase nunca. Depois de montado, cada orçamento entra numa lista. Se um cliente não respondeu após 3 dias, sai automaticamente um lembrete curto: "Olá Jan, alguma dúvida sobre o orçamento? Estou à disposição." Se o cliente não reagir, segue-se uma segunda mensagem ao fim de 7 dias. Mal o cliente abre ou responde, o dono recebe uma notificação e liga exatamente quando o interesse está no auge.

Quanto custa automatizar o seguimento de orçamentos?

O custo tem duas partes: o software que faz o controlo e a configuração inicial. Em traços gerais:

• Seguimento simples com automatização de e-mail (Brevo, Mailchimp): €0–€50 por mês
• Uma ferramenta de orçamentos ou um CRM com seguimento (Offorte, Pipedrive, HubSpot Starter): €25–€80 por mês por utilizador
• Seguimento ligado aos seus próprios sistemas, multicanal e com avisos: €100–€300 por mês
• Configuração inicial por um especialista: €500–€3.000, conforme o número de ligações necessárias

Montar você mesmo com ferramentas existentes pode ser grátis, mas custa-lhe facilmente 10 a 20 horas de pesquisa e configuração. Se mandar construir, o seguimento automático de orçamentos na Socialo costuma cair no menor escalão de projetos: a partir de €300 uma vez, normalmente entre €3.500 e €5.000, opcionalmente com uma avença mensal (€100–€750 por mês) para manutenção. Conte mais um orçamento fechado por semana e o investimento paga-se em poucos meses, embora isso varie de empresa para empresa.

Quando é que o seguimento automático não compensa?

Sejamos honestos: não compensa para todos. Salte esta parte se um destes casos lhe encaixar:

• Envia menos de um punhado de orçamentos por mês: controla mais depressa você mesmo
• Trabalha com uns poucos grandes negócios por ano: esses merecem seguimento pessoal de qualquer forma, e a automatização acrescenta pouco
• Já tem um processo de CRM rigoroso em que cada orçamento é bem acompanhado: o ganho é pequeno