Nachträge festhalten und abrechnen ohne Diskussion

Es passiert auf dem Gerüst, im Zählerschrank oder beim Kaffee: ob du 'eben schnell' diese zusätzliche Leitung mitziehen kannst. Du sagst ja, du bist ja sowieso da. Drei Wochen später schreibt jemand im Büro die Schlussrechnung, und die Zusatzarbeit steht nicht drauf. Oder sie steht drauf, und der Kunde sagt, von einem Preis habe ihm nie jemand etwas gesagt. Nachträge festzuhalten ist deshalb keine Verwaltungssache, die sich später schon regelt. Es ist die Voraussetzung dafür, sie überhaupt berechnen zu dürfen. In diesem Artikel: was das niederländische Gesetz verlangt, was unbezahlte Nachträge dich im Jahr kosten, was du kostenlos reparierst und welchen Teil du im Moment selbst automatisieren kannst.

Unbezahlte Nachträge kosten dich keinen Umsatz, sie kosten dich Gewinn

Bei einem Angebot, das du verlierst, verlierst du Umsatz, den du nie hattest. Bei Nachträgen, die du nicht berechnest, ist das anders: die Stunden sind geleistet, der Lohn ist gezahlt, das Material ist verbraucht. Was du danach nicht in Rechnung stellst, geht eins zu eins von deinem Gewinn ab. Ein verlorenes Angebot kostet dich eine Chance. Ein nicht berechneter Nachtrag kostet dich Geld, das du schon ausgegeben hast.

Es verschwindet selten auf eine Art. Meistens auf fünf gleichzeitig:

• Es wurde mündlich auf der Baustelle vereinbart und nirgends erfasst. Im Büro weiß niemand, dass es existiert.
• Es steht auf dem Rapport, aber ohne Preis und ohne Freigabe, also traut sich niemand, es auf die Rechnung zu setzen.
• Es wird im Projektbudget verrechnet, weil es 'nur eine Stunde' war, ein Klassiker, den auch Softwareanbieter im Bau selbst als Hauptursache für entgangenen Umsatz nennen (Quelle: ECI Solutions).
• Der Kunde fragt nach, es wird unangenehm, und der Beziehung zuliebe lässt du es laufen.
• Es steht ordentlich auf einer Liste, aber die Schlussrechnung ist schon raus.

Das Gesetz: keine rechtzeitige Warnung, keine Preiserhöhung

Die Hauptregel steht in Artikel 7:755 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs und ist kürzer, als die meisten denken. Bei vom Auftraggeber gewünschten Ergänzungen oder Änderungen am vereinbarten Werk kann der Unternehmer eine Preiserhöhung nur dann verlangen, wenn er den Auftraggeber rechtzeitig auf die Notwendigkeit einer daraus folgenden Preiserhöhung hingewiesen hat, es sei denn, der Auftraggeber hätte diese Notwendigkeit von selbst verstehen müssen.

Lies das Wort 'rechtzeitig' noch einmal. Rechtzeitig heißt: bevor du es ausführst. Eine Nachtragsposition, die erst auf der Schlussrechnung auftaucht, ist nicht rechtzeitig, so berechtigt sie auch sein mag. Und achte darauf, was nicht dasteht: es steht nicht da, dass du vorab einen exakten Betrag nennen musst. Du musst auf die Notwendigkeit einer Preiserhöhung hinweisen.

Der niederländische Hoge Raad hat das am 1. Juli 2022 bestätigt (ECLI:NL:HR:2022:989). Für die Ausnahme am Ende des Artikels, der Kunde hätte es von selbst verstehen müssen, ist nicht erforderlich, dass er auch Einblick in die Höhe der Preiserhöhung oder die konkret zu erwartenden Mehrkosten hatte. Er musste verstehen, dass es teurer wird. Das ist günstiger für dich, als viele Ratgebertexte vermuten lassen. Ein Freibrief ist es nicht: im selben Urteil hält das Gericht fest, dass bei nicht vereinbarter Höhe der Erhöhung Artikel 7:752 gilt. Dann schuldet der Kunde einen angemessenen Preis, und ein genannter Richtpreis darf um höchstens 10 Prozent überschritten werden, es sei denn, du hast so früh wie möglich gewarnt, dass es mehr wird.

Arbeitest du für Privatkunden, kommt eine zweite Schicht dazu. Für Verbraucher gelten eigene Informationspflichten zum Preis (Artikel 6:230l und 6:230m BW), die vor allem bei Verträgen greifen, die du außerhalb deiner Geschäftsräume schließt, also am Küchentisch des Kunden. Der Branchenverband Bouwend Nederland schreibt dazu, dass die Nichteinhaltung einer Informationspflicht schnell 'einen Abschlag von 25% bis 50% auf den Mehrpreis' bedeutet. Arbeitest du für einen Generalunternehmer oder einen anderen gewerblichen Auftraggeber, gelten diese Verbraucherregeln nicht, Artikel 7:755 aber sehr wohl.

Zwei Probleme, die sich ähneln und verschiedene Lösungen brauchen

• Problem 1: es wurde nicht rechtzeitig gewarnt. Die Arbeit ist gemacht, der Kunde wusste nicht, dass sie extra kostet. Dann ist dein Anspruch auf diese Preiserhöhung rechtlich weg, egal wie gut deine Verwaltung ist.
• Problem 2: es wurde gewarnt, der Kunde war einverstanden, aber nichts wurde festgehalten oder es blieb liegen. Dann hast du das Recht, nur nicht die Rechnungszeile.

Fast jeder Betrieb, der hier etwas tut, geht Problem 2 an. Das ist das sichtbare: Rapporte, Listen, Software. Problem 1 läuft derweil einfach weiter, und das ist das teure, denn dort sitzen die großen Beträge, die unvorhergesehene Arbeit, über die hinterher gestritten wird. Die Lösung für Problem 1 ist nicht administrativ. Sie liegt in den fünf Minuten, nachdem der Kunde ja gesagt hat.

Repariere das zuerst, dafür brauchst du keine KI

• Schreib in dein Angebot nicht nur, was drin ist, sondern auch, was nicht drin ist. Ist dein Leistungsumfang offen, wird jedes Gespräch über Nachträge automatisch zur Diskussion darüber, was schon bezahlt war.
• Gib deinen Leuten draußen einen festen Satz. 'Das geht, aber das ist Zusatzarbeit und kommt auf die Rechnung, ich schicke dir gleich eine Nachricht zur Bestätigung.' Mehr braucht die Warnpflicht nicht.
• Eine Nachricht des Kunden mit 'ja, mach ruhig' ist verwertbarer Beweis und kostet null Euro. Eine mündliche Absprache auf dem Dach ist das nicht.
• Legt fest, wer im Zweifel entscheidet. Wenn der Monteur es nicht einschätzen darf und du nicht rangehst, macht er es einfach und sagt nichts.

Steht das nicht, rettet dich Automatisierung nicht. Dann machst du das Chaos nur schneller. Das kostet dich einen Abend und einen überarbeiteten Angebotstext, und es ist das Erste, was ich tun würde.

Was Automatisierung wirklich beiträgt: der Moment selbst

Die Lücke liegt zwischen 'der Kunde sagt auf der Baustelle ja' und 'das Büro weiß davon'. Diese Lücke ist bei den meisten Betrieben Stunden bis Wochen lang, und genau in dieser Lücke verschwindet das Geld. Niemand füllt um Viertel vor vier auf einem Dach ein Formular aus, und das ist keine Frage der Disziplin. Also nimmst du die Hürde weg, statt noch einmal darüber zu reden. Konkret kann eine gut gebaute Automatisierung das hier:

• In zwanzig Sekunden erfassen. Der Monteur spricht ein, was er vorgefunden hat, oder macht ein Foto, und daraus wird eine saubere Nachtragszeile: was, warum, geschätzte Stunden, Material, zu welchem Auftrag und welchem Kunden.
• Sofort eine Bestätigung an den Kunden schicken, in deinem eigenen Standardtext, mit Preisangabe. Genau das ist die Warnung, die das Gesetz verlangt, und zwar in dem Moment, in dem sie noch gilt: vor der Arbeit.
• Die Zustimmung des Kunden beim Auftrag festhalten, mit Datum und Uhrzeit. Ein 'ja, passt' per Nachricht oder Mail reicht, solange es beim Projekt bleibt und nicht in irgendeinem Telefon.
• Die Position auf die Rechnungsliste des Projekts setzen, sobald die Zustimmung da ist, damit Fakturierung keine Suche mehr ist, sondern eine Kontrolle.
• Überwachen, was hängen bleibt. Ein Nachtrag, der drei Tage ohne Zustimmung steht, ist ein Signal. Ein Projekt, das abgeschlossen wird, während freigegebene, nicht abgerechnete Nachträge offen sind, sollte nicht durchgehen.
• Jedes Quartal zeigen, bei welcher Auftragsart strukturell Nachträge entstehen. Ist es dreimal dieselbe Situation, gehört sie nicht in deine Nachträge, sondern in dein Angebot.

Der letzte Punkt bringt langfristig am meisten und wird fast nie gebaut. Ein Nachtrag, der jedes Mal wiederkommt, ist kein Nachtrag, sondern ein Kalkulationsfehler, den du seit drei Jahren wiederholst.

Was du damit nicht löst

• Einen Kunden, der schlicht nicht zahlen will. Diese Diskussion bleibt, nur führst du sie jetzt mit Zeitstempel und Zustimmung statt mit deinem Gedächtnis.
• Große Auftraggeber mit eigenem Nachtragsverfahren: Nummern, ein Portal, oder Regelungen aus den Standardbaubedingungen. Dann folgt deine Automatisierung ihrem Formular, nicht umgekehrt. Machbar, aber es ist ihr Prozess und bringt dir weniger.
• Preise automatisch an Kunden schicken, ohne dass jemand draufschaut. Das ist genau die Art Nachricht, bei der ein Fehler dich einen Kunden oder eine Marge kostet. Lass es die erste Zeit über einen Menschen laufen und bau die Ausnahmen erst danach weg.
• Einen Betrieb mit zwei Nachträgen im Monat. Kauf nichts. Passe deinen Angebotstext an, fertig.

Was es kostet und wo du anfängst

Schau zuerst, ob Standardsoftware es schon erledigt. Es gibt Rapport- und Projekt-Apps für niederländische Bau- und Installationsbetriebe für ein paar Zehner pro Mitarbeiter im Monat, die das Erfassen bestens abdecken. Löst das dein Problem, kauf das. Ich baue nichts nach, was du fertig kaufen kannst; maßgeschneidert bauen, was es für einen Zehner gibt, rechnet sich nie.

Bleibt die Lücke, der Moment auf der Baustelle, die Bestätigung an den Kunden, die Überwachung des nie Abgerechneten, dann ist das bei den meisten Betrieben ein kleines bis mittleres Projekt: zwischen 300 und 5.000 Euro für das Erfassen und Bestätigen, und 5.000 bis 12.000 Euro, wenn es eng an deiner Projektverwaltung und Fakturierung hängen soll. Wartung danach ab 100 Euro im Monat, monatlich kündbar. Stell das neben den Betrag, den du oben selbst ausgerechnet hast.

• 1. Kennenlernen: Was kostet dich Zeit und welche Systeme nutzt du? Wir besprechen, wie dein Unternehmen arbeitet.
• 2. Chancen & Angebot: Du erhältst ein Angebot mit Automatisierungsmöglichkeiten, Schnittstellen, Zeitplan und Kosten.
• 3. Entwickeln & testen: Ich entwickle dein System Schritt für Schritt und halte dich auf dem Laufenden. Wir testen, verbessern und erweitern es.
• 4. Live & danach: Wenn alles gut läuft, geht das System live. In deinem eigenen Dashboard verfolgst du deine KIs und ihre Aktionen.