Rechnungen automatisch verarbeiten mit KI: so funktioniert es

Irgendwo in Ihrem Unternehmen verarbeitet jemand Rechnungen. Vielleicht Sie selbst, vielleicht ein Mitarbeiter. Das Ritual ist immer dasselbe: Rechnung öffnen, Daten in die Buchhaltungssoftware eintippen, PDF ablegen, weiter zur nächsten. Acht Minuten pro Rechnung. Bei 200 Rechnungen im Monat: über 26 Stunden Arbeit, die nichts erzeugt. So können Sie das ändern, ohne neue Buchhaltungssoftware zu kaufen.

Wie viel Zeit kostet die Rechnungsverarbeitung tatsächlich?

Was läuft schief, und was kostet das?

• Doppelzahlungen: dieselbe Rechnung zweimal erfasst, zweimal bezahlt
• Falsche Umsatzsteuerbuchungen, die der Steuerberater später korrigieren muss
• Entgangene Skonti: 2 % auf 100.000 € Einkauf pro Jahr = 2.000 € verschenkt
• Verspätete Zahlungen durch Rechnungsstau, mit Mahngebühren und schlechteren Lieferantenbeziehungen
• Rechnungen, die in E-Mail-Postfächern verschwinden und nie bezahlt werden

Wie funktioniert automatische Rechnungsverarbeitung?

Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail. Normalerweise öffnen Sie diese, tippen die Daten in Ihr Buchhaltungssystem und speichern das PDF irgendwo ab. Mit automatischer Verarbeitung: Die Rechnung kommt an, wird automatisch ausgelesen (Lieferant, Betrag, Umsatzsteuer, Fälligkeitsdatum) und direkt in Ihr Buchhaltungspaket gebucht. Bei einem bekannten Lieferanten ist das in Sekunden erledigt. Wenn etwas nicht stimmt, ein ungewöhnlicher Betrag, ein unbekannter Lieferant, erhalten Sie eine Benachrichtigung zur Prüfung. Keine neue Buchhaltungssoftware erforderlich: Die Automatisierung läuft auf dem, was Sie bereits haben.

Mit welchen Systemen funktioniert es?

• DATEV, marktführend bei deutschen Steuerberatern und KMU
• Lexware, weit verbreitet bei kleinen Unternehmen
• Sage, für mittelständische Betriebe
• Exact Online, international verbreitet, auch in Deutschland genutzt
• SAP Business One, für wachsende mittelständische Unternehmen

Wann funktioniert es gut, und wann nicht?

Automatische Rechnungsverarbeitung funktioniert am besten, wenn Sie dieselben Lieferanten regelmäßig sehen. Nach wenigen Rechnungen desselben Lieferanten erkennt das System Layout, Sachkonto und Umsatzsteuerkennzeichen, und wird dabei immer schneller und zuverlässiger. Weniger gut funktioniert es bei vielen wechselnden Lieferanten, stark variierenden Beträgen oder handgeschriebenen Belegen. Wenn Sie weniger als 50 Rechnungen pro Monat verarbeiten, sind die Einsparungen geringer, und Sie sollten ehrlich kalkulieren, ob sich die Investition lohnt.

Was bringt es konkret in Euro und Stunden?

Angenommen: Sie verarbeiten 200 Rechnungen pro Monat, ein Mitarbeiter kostet 25 € pro Stunde, die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt 8 Minuten. Das sind 666 € pro Monat an Lohnkosten für Arbeit, die keinen Mehrwert erzeugt. Hinzu kommen entgangene Skonti, bei einem Einkaufsvolumen von 200.000 € pro Jahr schnell 2.000 bis 4.000 € im Jahr. Eine Automatisierungslösung kostet je nach Komplexität einmalig 1.500 bis 5.000 €, zuzüglich einer kleinen monatlichen Wartungspauschale. Die Amortisationszeit liegt typischerweise zwischen 3 und 9 Monaten.

Drei Schritte für den Einstieg

• Ermitteln Sie, wie viele Rechnungen Sie pro Monat verarbeiten und wie diese eingehen (E-Mail, Post, Lieferantenportal)
• Prüfen Sie, welches Buchhaltungspaket Sie verwenden, DATEV, Lexware, Sage oder ein anderes
• Vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch mit Socialo. In einer Stunde klären wir, ob eine Automatisierung für Ihre Situation sinnvoll ist und was sie konkret einbringen würde