ChatGPT für dein Unternehmen: wo der Gewinn liegt

Fast jeder Unternehmer hat es inzwischen probiert: ChatGPT für sein Unternehmen einzusetzen. Eine E-Mail schreiben lassen, einen Text zusammenfassen, kurz über ein Angebot nachdenken. Und es funktioniert, erstaunlich gut sogar. Aber es gibt eine Grenze. ChatGPT wartet, bis du fragst. Es merkt sich deine Kunden nicht, es sieht nicht in deine Systeme, und es tut nichts, während du schläfst. In diesem Artikel liest du, wo ChatGPT dir wirklich Zeit spart, wo es aufhört und wann es klüger ist, etwas zu bauen, das die Arbeit von selbst erledigt.

Was kannst du heute schon mit ChatGPT?

Seien wir ehrlich von Anfang an: ChatGPT ist eine prima Hilfe für einzelne Aufgaben. Du musst nichts installieren, die kostenlose Version bringt dich schon weit, und du kannst innerhalb einer Minute loslegen. Zum Schreiben, Umschreiben und Zusammenfassen von Text ist es eines der praktischsten Hilfsmittel überhaupt.

• E-Mails und Angebotstexte aufsetzen, damit du nicht mit einem leeren Bildschirm anfängst
• Lange Dokumente oder Besprechungsnotizen auf das Wesentliche zusammenfassen
• Einen ersten Entwurf für eine Stellenanzeige, einen Social-Post oder einen Newsletter machen
• Kurz über eine schwierige Kunden-E-Mail oder ein Preisangebot nachdenken
• Einen englischen oder niederländischen Text übersetzen oder sauber umschreiben

Wo ChatGPT aufhört

ChatGPT fühlt sich klug an, und das macht es leicht zu vergessen, was es nicht kann. Es ist kein Mitarbeiter und kein System, es ist eine Textmaschine, die auf deine Frage wartet. Das bedeutet ein paar harte Grenzen.

• Es wartet auf dich. ChatGPT tut nichts von selbst. Keine Frage, keine Aktion. Es nimmt keine Kunden-E-Mail um 23 Uhr an, bucht keinen Termin und schickt keine Erinnerung.
• Es kennt dein Unternehmen nicht. Es weiß nicht, wer deine Kunden sind, was in deinem Kalender steht oder welche Preise du verlangst, es sei denn, du gibst es jedes Mal neu ein.
• Es merkt sich nichts zwischen Gesprächen. Was du gestern erzählt hast, ist morgen weg.
• Es kann sich Dinge ausdenken. ChatGPT gibt immer eine flüssige Antwort, auch wenn sie falsch ist. Ohne Kontrolle schleichen sich Fehler in deine Texte und Zahlen.
• Es ist nicht mit deinen Systemen verbunden. Es schreibt einen Rechnungstext, bucht aber nichts in deiner Buchhaltungssoftware. Es schlägt eine Antwort vor, trägt aber nichts in dein Kundensystem ein.

Der echte Unterschied: ChatGPT wartet, Automatisierung arbeitet weiter

Hier liegt der Kern. ChatGPT ist ein Werkzeug, das du bedienst. Automatisierung ist etwas, das du einmal bauen lässt und das danach seine Arbeit von selbst erledigt, auch wenn du nicht da bist. Der Unterschied ist derselbe wie zwischen einer Bohrmaschine und einem Fließband. Beide nützlich, aber für ganz unterschiedliche Dinge.

Ein Beispiel. Mit ChatGPT kannst du eine saubere Antwort auf eine Kundenfrage schreiben, wenn du die Frage erst selbst kopierst, einfügst und die Antwort danach zurücksetzt. Mit Automatisierung kommt die Kundenfrage herein, die richtige Antwort wird auf Basis deiner Informationen erstellt, und sie geht raus, während du mit etwas anderem beschäftigt bist. Du behältst die Ausnahmen im Griff; der Rest läuft von selbst.

Vom ChatGPT-Prompt zu etwas, das von selbst läuft

Die meisten Aufgaben, für die Unternehmer ChatGPT nutzen, lassen sich auch automatisieren, sobald sie oft genug wiederkehren. Ein paar Beispiele:

• Jetzt: Du fragst ChatGPT nach einer Antwort auf eine häufige Kundenfrage. Automatisiert: Die Frage wird sofort beantwortet, rund um die Uhr, in der Sprache des Kunden.
• Jetzt: Du lässt ChatGPT einen Angebotstext schreiben. Automatisiert: Das Angebot wird mit den richtigen Preisen erstellt und verschickt, mit einer Nachfass-Nachricht, wenn der Kunde nicht reagiert.
• Jetzt: Du fasst eingegangene Anfragen von Hand zusammen. Automatisiert: Jede Anfrage wird automatisch sortiert und in dein System eingetragen.
• Jetzt: Du kopierst Daten von einem System ins andere. Automatisiert: Dieses Abtippen verschwindet komplett.

Wann ChatGPT ausreicht

Nicht alles muss automatisiert werden. Das ist kein Verkaufsgespräch, es ist einfach so. Wenn eine Aufgabe selten vorkommt, jedes Mal anders ist oder dein persönliches Urteil verlangt, bist du oft schneller mit ChatGPT oder einfach von Hand. Beispiele, bei denen ChatGPT völlig ausreicht:

• Du schreibst ab und zu einen Blog oder Newsletter und willst einen ersten Entwurf
• Du brauchst einen einmaligen Text, den du sowieso selbst durchgehst
• Du willst kurz sparren oder eine Idee schärfen
• Du bearbeitest weniger als eine Handvoll ähnlicher Aufgaben pro Woche

Wann Automatisierung mehr bringt

Die Rechnung ist einfach. Kommt eine Aufgabe jeden Tag wieder, kostet sie jedes Mal ungefähr gleich viel Zeit und folgt sie immer denselben Schritten? Dann ist das genau die Art von Arbeit, die du abgeben kannst. Ein Mitarbeiter, der jeden Tag eine Stunde mit demselben Abtippen verbringt, verliert im Jahr über 200 Stunden. Das ist kein Text, den ChatGPT für dich schreibt, das ist Arbeit, die komplett verschwindet.

Ich beginne mit einem kostenlosen Kennenlerngespräch. Wir besprechen, was Zeit kostet, welche Systeme du nutzt und wo Automatisierung helfen kann. Danach erhältst du ein Angebot mit Automatisierungsmöglichkeiten, Anbindungen, Zeitplan und Kosten.

Wie fängst du an?

• Schreibe eine Woche lang auf, welche Aufgaben du immer wieder ChatGPT stellst, das sind deine besten Kandidaten zum Automatisieren
• Schau, welche davon jedes Mal denselben Schritten folgen und oft wiederkehren
• Plane ein kostenloses Gespräch mit Socialo. Gemeinsam schauen wir, was sich zu bauen lohnt, und was du einfach ChatGPT überlassen kannst