KI-Automatisierung: selbst machen oder auslagern?

KI-Automatisierung selbst machen oder auslagern, das ist die Frage, die fast jeder Unternehmer stellt, sobald der erste Plan konkret wird. Auf der einen Seite: jemand im Team ist geschickt, die Tools kosten ein paar Euro im Monat, warum also Tausende zahlen für etwas, das man sich selbst zusammenklicken kann? Auf der anderen: Sie haben keine Zeit, wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, und hören von Betrieben, bei denen die Sache auf halber Strecke stillstand. Beide Gefühle stimmen. Hier steht die Abwägung so, wie wir sie mit Unternehmern machen, einschließlich der Fälle, in denen unsere Antwort lautet: mach es selbst, dann musst du uns nicht bezahlen.

Zuerst: wo steht der Mittelstand wirklich?

Bevor Sie entscheiden, hilft es zu wissen, wie schnell es wirklich geht. Laut dem niederländischen Statistikamt CBS nutzte 2025 eines von sechs Unternehmen KI. Bei Betrieben mit 10 bis 50 Mitarbeitenden waren es 27 Prozent, bei 50 bis 250 Mitarbeitenden 45 Prozent und bei über 250 Personen 66 Prozent (CBS, Dezember 2025).

Daraus folgen zwei Dinge. Erstens: Sie sind nicht zu spät. Fast drei Viertel der Betriebe Ihrer Größe tun noch nichts. Zweitens: Wer es tut, ist meist größer, und hat jemanden im Haus, der das nebenbei übernehmen kann. Sie vermutlich nicht. Genau deshalb wiegt die Frage selbst oder auslagern im Mittelstand schwerer als in einem Konzern mit eigener IT-Abteilung.

Was Selbstmachen heute wirklich bedeutet

Seien wir fair: Selbst bauen ist deutlich einfacher geworden. Es gibt Werkzeuge, mit denen man ohne Programmieren Bausteine aneinanderklickt, wenn dies passiert, dann tue das. Für eine ganze Reihe von Aufgaben reicht das völlig. Sie können ohne Weiteres selbst:

• Ein Formular auf Ihrer Website automatisch an die richtige Person weiterleiten.
• Jeden Montagmorgen eine kurze Übersicht in Ihr Postfach bekommen.
• Eine Erinnerung schicken lassen, wenn ein Angebot nach einer Woche noch offen ist.
• Belege automatisch im richtigen Ordner ablegen lassen.
• Neue Kundendaten von einer Liste in die andere übertragen.

Was diese Aufgaben gemeinsam haben: ein oder zwei Systeme sind beteiligt, am anderen Ende sitzt kein Kunde, und wenn es einen Tag steht, passiert nichts. Dafür eine Agentur zu bezahlen, ist Geldverschwendung. Das sagen wir im ersten Gespräch.

Die Rechnung, die fast jeder macht

Der Vergleich, den Sie als Unternehmer anstellen, lautet meist so: Das Tool kostet 15 bis 50 Euro im Monat, eine Agentur will Tausende für dasselbe. Klingt eindeutig. Nur fehlt auf der Selbstmachen-Seite ein Posten: Ihre eigenen Stunden.

Wer sich im Team ernsthaft hineinkniet, ist für die erste echte Automatisierung schnell 60 bis 80 Stunden beschäftigt. Herausfinden, wie es funktioniert, etwas bauen, feststellen, dass es nicht ganz das tut, was gemeint war, neu anfangen, und danach die Fehler beseitigen, die erst auffallen, wenn echte Daten durchlaufen.

Zu diesem Satz sind 60 bis 80 Stunden rund 2.850 bis 3.800 Euro an Zeit, die auf keiner Rechnung auftaucht. Das ist kein Argument gegen Selbstmachen, diese Stunden können sich lohnen, denn das Wissen bleibt im Haus. Aber nennen Sie es beim Namen. Wer sagt, Selbstbauen koste fast nichts, setzt die eigenen Leute mit null an.

Vier Fragen, die die echten Kosten sichtbar machen

Der Bau ist nicht der teure Teil. Was über Jahre kostet, ist der Betrieb. Diese vier Fragen legen das offen, und sie gelten für beide Wege:

• Wer repariert es, wenn es um sieben Uhr morgens stillsteht? Lautet die Antwort dieser eine Kollege, aber der ist im Urlaub, dann haben Sie keine Automatisierung, sondern eine Abhängigkeit.
• Wer merkt es, wenn es stillsteht? Das ist die gefährlichste. Eine Automatisierung, die ausfällt, tut das meist geräuschlos. Es kommt keine Fehlermeldung, es kommt einfach nichts mehr.
• Wer weiß in einem Jahr noch, wie es aufgebaut ist? Selbstgebautes steckt oft nur im Kopf des Erbauers. Geht der, traut sich niemand mehr heran.
• Wer haftet, wenn etwas Falsches beim Kunden landet? Beim Selbstbauen immer Sie. Beim Auslagern gehört dazu eine Abmachung.

Warum KI-Projekte scheitern

Dass es schiefgeht, ist keine Schwarzmalerei. Gartner sagte im Juni 2025 voraus, dass über 40 Prozent der Projekte mit eigenständig handelnder KI vor Ende 2027 eingestellt werden. Die genannten Gründe: steigende Kosten, unklarer Nutzen und zu wenig Kontrolle über die Risiken.

Und das betrifft nicht nur Konzerne. Eine Untersuchung von SAS und IDC unter mehr als 1.600 Führungskräften im Mittelstand (Juli 2026) zeigt, dass fast 70 Prozent noch in der Experimentierphase feststecken: einzelne Versuche, kein Zusammenhang, kein Plan, das Ganze in die tägliche Arbeit zu bringen.

Das Forschungsbüro Dialogic kam für das niederländische Wirtschaftsministerium (September 2025) zum gleichen Kern: fehlendes Wissen und fehlende Fähigkeiten, ein geringer Digitalisierungsgrad und zu hohe Kosten bremsen die KI-Nutzung im Mittelstand. Gebraucht werden vor allem praktisches Wissen und Begleitung. Nicht noch ein Tool.

Wann Sie es einfach selbst machen sollten

Dieser Abschnitt kostet uns Umsatz, gehört aber dazu. In diesen Fällen ist Auslagern rausgeworfenes Geld:

• Der Vorgang berührt keinen Kunden. Geht etwas schief, merken Sie es und sonst niemand.
• Es sind ein oder zwei Systeme beteiligt, nicht fünf.
• Sie können in einem Satz erklären, was passieren soll. Brauchen Sie drei Sätze mit außer wenn, ist es komplizierter, als es aussieht.
• Sie haben jemanden, der dafür wirklich Arbeitszeit bekommt, keine Abendstunden obendrauf.
• Es darf eine Woche stillstehen, ohne wehzutun.
• Es passiert ein paar Mal pro Woche. Bei ein paar Mal am Tag ändert sich die Rechnung.

Noch eine Variante, die uns oft begegnet: Die Software, die Sie schon haben, kann es. Viele Pakete haben Erinnerungen, automatische Mails oder Standardberichte eingebaut, die nie jemand angeschaut hat. Das einzuschalten kostet einen Nachmittag und null Euro.

Wann sich Auslagern rechnet

Umgekehrt gibt es einen Punkt, ab dem Selbstmachen teurer wird, als es aussieht. Daran erkennen Sie ihn:

• Am anderen Ende sitzt ein Kunde. Ein Fehler ist dann keine Unannehmlichkeit, sondern ein Imageschaden.
• Mehrere Systeme müssen voneinander wissen und sprechen nicht dieselbe Sprache.
• Die Daten sind unordentlich: derselbe Kunde doppelt, Namen unterschiedlich geschrieben, Felder halb gefüllt. Das ist der stille Projektkiller. Aufräumen ist fast immer mehr Arbeit als Bauen.
• Es muss weiterlaufen, wenn derjenige, der es gebaut hat, nicht mehr da ist.
• Sie brauchen es in drei Wochen, nicht in einem halben Jahr.
• Es geht um Geld: Rechnungen, Angebote, Zahlungen. Da will man nicht mit echten Beträgen üben.

Der hybride Weg, und die Falle darin

Fast jeder Beitrag zu diesem Thema endet mit: macht es hybrid. Die erste, schwierigste Automatisierung bauen lassen und den Rest selbst übernehmen. Der Rat stimmt, scheitert aber meist an derselben Stelle.

Übergabe ist kein Nachmittag Erklären. Wenn nichts aufgeschrieben ist und eine Person eingearbeitet wurde, ist genau diese Person Ihre neue Schwachstelle. Verlangen Sie deshalb etwas Einfaches: eine Beschreibung in normaler Sprache, was passiert, wo es liegt und was zu tun ist, wenn es stehen bleibt. Kein technisches Dokument, etwas, das auch der Nachfolger versteht.

Was kostet es auf beiden Seiten?

Selbst machen, pro Automatisierung:

• Das Tool: grob 15 bis 50 Euro im Monat, je nach Menge.
• Ihre eigenen Stunden: 60 bis 80 für die erste, danach ein paar Stunden im Monat für Pflege und Reparatur.
• Die Fehler unterwegs. Meist Zeit, manchmal ein verärgerter Kunde.

Bei uns auslagern sieht so aus:

• Erstes Gespräch: kostenlos. Wir schauen, ob überhaupt etwas zu holen ist.
• Kleines Projekt (1 bis 2 Wochen): 300 bis 5.000 Euro.
• Mittleres Projekt (3 bis 6 Wochen): 5.000 bis 12.000 Euro.
• Großes Projekt (6 Wochen oder mehr): 12.000 bis 25.000 Euro.
• Wartung danach: 100 bis 750 Euro im Monat für etwas Kleines, 750 bis 1.500 Euro, wenn Ihr Betrieb täglich darauf läuft, 1.500 bis 3.000 Euro, wenn es überall drinsteckt.

Sehen Sie die 300 Euro am unteren Ende? Die stehen da nicht zur Zierde. Manchmal ist die Antwort nach einem Gespräch, dass eine Kleinigkeit gebaut werden muss und der Rest bleiben kann, wie er ist.

Fünf Dinge, die Sie beim Auslagern festhalten

Auslagern scheitert an Absprachen, nicht an Technik. Klären Sie das, bevor gebaut wird:

• Wem gehört es, wenn wir aufhören? Sie müssen es mitnehmen können. Hängt es an der Agentur, kaufen Sie keine Lösung, sondern ein Abo, das Sie nicht kündigen können.
• Können Sie monatlich kündigen? Bei uns ja, keine langfristigen Verträge. Fragen Sie immer danach, denn das ist nicht überall so.
• Wer wird benachrichtigt, wenn es ausfällt, und wie schnell läuft es wieder?
• Was kostet es pro Monat im Betrieb? Nicht nur der Baupreis. Fragen Sie auch, was passiert, wenn es voller wird als erwartet.
• Was tut es im Zweifel: anhalten und einen Menschen fragen oder raten? Alles, was nach außen geht oder Geld berührt, sollte anhalten und fragen.

Seit dem 2. August 2026 kommt noch etwas dazu

Seit dem 2. August 2026 gilt in Europa, dass Menschen wissen müssen, wann sie mit KI sprechen statt mit einem Menschen. Wenn bei Ihnen also etwas läuft, das Kunden bedient, muss das erkennbar sein.

Für diese Entscheidung ist das aus einem Grund wichtig: Die Verantwortung liegt bei Ihnen als Betrieb, ob Sie es selbst gebaut oder haben bauen lassen. Selbstmachen macht die Regel nicht kleiner, es heißt nur, dass niemand mitschaut, ob es richtig geregelt ist.

Wie Sie morgen entscheiden

Dafür brauchen Sie keine Wochen. Fünf Schritte, ein Vormittag:

• Schreiben Sie auf, was schiefgeht, nicht welches Tool Sie wollen. Wir reagieren zu spät auf Anfragen ist ein Anfang. Wir wollen was mit KI nicht.
• Zählen Sie, wie oft es pro Woche vorkommt. Unter fünf Mal lohnt sich selten ein Projekt.
• Rechnen Sie aus, was ein Fehler kostet. Eine verpasste Anfrage, eine falsche Rechnung, ein Kunde, der abspringt. Diese Zahl bestimmt, wie viel es wert ist, es richtig zu machen.
• Fragen Sie sich, ob am anderen Ende ein Kunde sitzt. Wenn ja, liegt die Latte höher, und an echten Kunden zu üben ist keine gute Idee.
• Erst dann suchen Sie die günstigste Lösung, die es wirklich löst. Manchmal ist das eine Einstellung, manchmal ein Tool für 30 Euro, manchmal etwas Maßgeschneidertes.

Mit diesen fünf Antworten können Sie selbst entscheiden. Und genau darum geht es: Sie sollen uns nicht anrufen müssen, um zu wissen, ob Sie uns brauchen.