No-show’u önleyin: randevu hatırlatmalarını otomatikleştirin
No-show yüzünden boş kalan bir koltuk, asla geri alamayacağınız cirodur. Otomatik hatırlatmalar no-show’u yüzde 20 ila 30 azaltır. İşte nasıl ele alacağınız, ve basit bir rezervasyon sisteminin ne zaman yettiği.
TerenceBir müşteri randevu alır ve gelmez. Mesaj yok, iptal yok, sadece ciro olması gereken yerde boş bir koltuk. Bir kuaför, bir servis, bir restoran ya da bir danışmanlık ofisi için bu hızla birikir. İyi haber: no-show’u önlemek büyük ölçüde otomatikleştirilebilir. Bu yazıda bir no-show’un size gerçekte neye mal olduğunu, otomatik randevu hatırlatmalarıyla ne kadarını geri kazandığınızı ve ne zaman pahalı bir araç almamanızın daha iyi olduğunu okuyacaksınız.
Bir no-show size gerçekte neye mal olur?
Bir no-show sadece kaçırılan bir randevu değildir. Artık satamayacağınız bir zaman dilimi, üstüne çalışanınızın onu bekleyerek harcadığı zamandır. Kendi işletmeniz için hesaplayın. Diyelim ki haftada 40 randevunuz, ortalama yüzde 10 no-show oranınız ve randevu başına ortalama 45 € değeriniz var. O zaman haftada 4 randevu kaçırırsınız, haftada yaklaşık 180 €, yani yılda 9.000 €’dan fazla, kapıdan düpedüz çıkıp giden ciro.
%10 no-show ile kaybedilen yıllık ciro
Hatırlatmalar kaç no-show’u önler?
No-show’a karşı en basit araç, doğru anda gönderilen iyi bir hatırlatmadır. Araştırmalar, SMS veya e-posta ile gönderilen otomatik randevu hatırlatmalarının no-show oranını yüzde 20 ila 30 düşürebildiğini gösteriyor (kaynak: 6Gorilla’s, Hollanda randevu araştırmasına dayalı). Hatırlatmaları WhatsApp ile gönderen işletmeler, neredeyse herkesin anında yanıt verdiği, pratikte çoğu zaman daha da büyük düşüşler bildiriyor. Önemli olan: daha fazla mesaj değil, doğru anda doğru mesaj.
otomatik hatırlatmalarla daha az no-show
Randevular etrafında otomatikleştirebileceğiniz her şey
Bir hatırlatma başlangıçtır, son değil. Bir randevunun etrafında tekrarlayan birçok iş olur, yani otomatikleştirilebilir.
- Müşteri randevu alır almaz otomatik onay
- Müşterinin yanıt verdiği kanaldan 24 saat ve 2 saat önce hatırlatma
- Müşterinin tek dokunuşla onaylaması, ertelemesi veya iptal etmesi, sizi aramadan
- Boşalan slotları bekleme listesindeki müşterilere otomatik olarak sunma
- Gelmeyen müşterilere otomatik olarak yeni bir öneri gönderme
- Memnun müşterilerden sonradan otomatik olarak değerlendirme isteme
- Hepsi çok dilli, Hollandaca konuşmayan müşteriler için
Boş koltuktan dolu ajandaya: bekleme listesini otomatik doldurma
En büyük kazanç hatırlatmanın kendisinde değil, sonrasında olanlarda. Bir müşteri yine de iptal ederse, ajandanızda bir boşluk oluşur. Elle, vaktiniz varsa, aramaya başlarsınız. Bir otomasyon bunu anında yapar: biri iptal eder etmez, bekleme listesindeki bir sonraki müşteri boşalan slotu içeren bir mesajı otomatik olarak alır. Çoğu zaman iptali fark etmeden boşluk dolmuştur. Böylece bir no-show, kayıptan başka birine bir fırsata dönüşür.
Hangi kanal en iyi çalışır: WhatsApp, SMS, e-posta mı yoksa arama mı?
En iyi kanal, müşterinizin gerçekten yanıt verdiği kanaldır. Hollanda’daki çoğu tüketici için bu WhatsApp’tır, neredeyse herkes onu dakikalar içinde açar. Ama bu, hedef kitlenize bağlıdır.
- WhatsApp, en yüksek açılma oranı, kişisel, müşteri onaylamak veya ertelemek için anında yanıt verebilir
- SMS, uygulama gerektirmez, neredeyse her zaman açılır, kısa bir hatırlatma için ideal
- E-posta, daha ayrıntılı bilgi ve ekler için kullanışlı, ama daha sık gözden kaçar
- Telefon, yüksek değerli randevular veya yaşlı bir kitle için; bir yapay zekâ telefon görevlisiyle de otomatikleştirilebilir
Her işletmenin bunun için pahalı bir çözüme ihtiyacı yoktur. Basit bir ajandanız ve tek tip bir randevunuz mu var? O zaman yerleşik hatırlatmalı standart bir rezervasyon sistemi çoğu zaman zaten yeterlidir, ayda birkaç on euroya. Sizin durumunuzda en akıllıca seçim buysa bunu dürüstçe söyleriz. Özel çözüm ancak çok sayıda randevunuz olduğunda, birden fazla sistemle çalıştığınızda veya bekleme listesini ve takibi gerçekten otomatik yönetmek istediğinizde ilginç hale gelir.
Örnek: çok fazla boş koltuğu olan bir kuaför
Üç koltuğu ve ayda yaklaşık 250 randevusu olan bir kuaför düşünün. No-show oranı yüzde 9 civarındaydı, ayda 22’den fazla kaçırılan randevu. Ortalama 40 €’luk bir işlemde bu, ayda neredeyse 900 € kayıp ciro demekti. Otomatik WhatsApp onayları ve hatırlatmaları kurdular; müşteriler tek dokunuşla onaylayabiliyor veya erteleyebiliyordu, ayrıca boşalan slotları otomatik sunan bir bekleme listesi vardı. Üç ay sonra no-show oranı yaklaşık yüzde 4’e düşmüştü. Bu, ayda yaklaşık 500 € ciro tasarrufu demek, tek bir ek telefon görüşmesi olmadan.
geri kazanılan yıllık ciro, kuaför
Bu hangi işletmeler için işe yarar?
Randevuyla çalışan her şey otomatik hatırlatmalardan ve takipten yarar görür. Ne kadar çok randevu ve randevu başına değer ne kadar yüksekse, o kadar hızlı kâra geçer.
- Kuaförler, berberler ve güzellik salonları
- Servisler ve oto galerileri (bakım, muayene, lastik değişimi)
- Rezervasyonlu restoranlar ve catering firmaları
- Sürücü kursları ve eğitim kurumları
- Danışmanlık büroları, emlakçılar ve randevuyla çalışan diğer işler
- Planlı ziyaretleri olan kurulum ve bakım firmaları
Nasıl başlarsınız?
Her şeyi aynı anda otomatikleştirmek zorunda değilsiniz. Küçük başlayın ve büyütün.
- Önce gerçek no-show oranınızı ölçün, bir ay boyunca kaçırılan randevuları sayın
- Bu no-show’ların size yılda neye mal olduğunu hesaplayın (randevu × no-show% × ortalama değer)
- Müşterinizin kanalında otomatik onaylar ve hatırlatmalar kurun
- Bekleme listesini ve otomatik takibi ancak ondan sonra ekleyin
- Üç ay sonra oranın düşüp düşmediğine bakın, ve ayarlayın
Başlamaya hazır mısınız?
Ücretsiz danışmanlık talep edin. Birlikte nerede zaman kaybettiğinize bakalım.
Ücretsiz görüşme planla