Excel'i otomatikleştirin: elle rapor hazırlamaya son

Neredeyse her işletme kısmen Excel'le döner. Müşteri listeleri, stok, planlama, ay sonu rakamları, hepsi birinin elle tuttuğu bir tabloda. Ta ki sıkışana dek: çok zaman alıyor, hatalar sızıyor ve artık kimse hangi sürümün doğru olduğunu bilmiyor. Bu yazıda Excel'i otomatikleştirmenin ne demek olduğunu, hangi Excel işinin yok olabileceğini, Excel'in ne zaman gayet iyi kaldığını ve elle yapılan bütün bu güncellemenin size gerçekte ne kadara mal olduğunu okuyacaksınız. Sade bir dille, karmaşık formüller ya da teknik yok.

Excel neden bir noktadan sonra size karşı çalışır

Excel, bir şeyi hızlıca tabloya dökmek için harikadır. Sorun, o tek tablonun işletmenizin belkemiği hâline gelmesiyle başlar. O zaman birinin onu her hafta güncellemesi, diğer sistemlerden verileri elle girmesi, formülleri kontrol etmesi ve her şeyin tutmasını sağlaması gerekir. Yanlış bir hücre, ve bütün raporunuz yamulur. İki kişi aynı liste üzerinde çalışmaya başladığı an, artık kimse gerçek sürümün hangisi olduğunu bilmez.

İşte bu, size ait olmaması gereken türden bir iş. Hiçbir şey getirmez, hataya açıktır ve işletmeniz büyüdükçe daha çok zaman alır. Bir noktadan sonra artık rakamlarınızla değil, Excel'i ayakta tutmakla uğraşıyorsunuz.

'Excel'i otomatikleştirmek' aslında ne demek?

Teknik dil olmadan: Excel'i otomatikleştirmek, Excel'i çöpe atmak demek değildir. Sıkıcı kısmın, toplama, elle girme ve güncelleme, kendiliğinden olması demektir. Veriler diğer sistemlerinizden otomatik gelir, hesaplar kendiliğinden işler ve rapor, ihtiyaç duyduğunuzda hazır olur. Siz yalnızca sonuca bakar ve karar verirsiniz. Altındaki el işi kaybolur.

Yok edebileceğiniz üç tür Excel işi

Her Excel işi aynı değil. Kabaca, otomatikleştirmeye son derece uygun üç tür var.

• Veri toplamak ve elle girmek. Web mağazanızdan, muhasebenizden ya da planlamanızdan gelen rakamları elle bir tabloya yapıştırmak. Bu tamamen kendiliğinden işleyebilir, veri otomatik akar.
• Rapor hazırlamak. Her hafta ya da her ay aynı tabloları ve grafikleri bir araya getirmek. Bu, kendini güncelleyen ve doğru anda hazır olan bir rapora dönüşebilir.
• Tekrarlayan hesaplar ve kontroller. Marjlar, stok seviyeleri, açık kalemler ya da sürekli yeniden hesapladığınız mesai dökümleri. Bu, içine hata sızmadan kendiliğinden işler.

Excel'in tam da yeterli kaldığı durumlar

Açık konuşalım: Excel muhteşem bir araç ve her şeyin gitmesi gerekmez. Pek çok şey için bir tablo hâlâ en hızlı çözümdür. Excel şu durumlarda gayet yeterlidir:

• Tek seferlik ya da ara sıra olan bir şeyi hesaplıyor veya düzenliyorsanız
• Bir fikri hızlıca denemek ya da bir hesap yapmak istiyorsanız
• Liste küçükse ve yalnızca bir kişi tarafından tutuluyorsa
• İş, için bir şey yaptırmaya değecek kadar sık gerçekleşmiyorsa

Elle yapılan Excel'den kendini yapan bir rapora

Bir örnek. Şimdi biri her ay üç sistemden rakam çekiyor, Excel'e yapıştırıyor, formülleri kontrol ediyor, grafikleri güncelliyor ve raporu e-postayla dağıtıyor. Otomatikleştirilince aynı veri kendiliğinden gelir, hesaplar otomatik yapılır ve rapor ayın birinde hazır olur, gelen kutunuzda ya da istediğiniz an açabileceğiniz bir gösterge panosu olarak. İstisnaları siz elinizde tutarsınız; gerisi kendiliğinden işler.

Bütün bu Excel işinin size gerçekte maliyeti

Hesabı yapalım. Diyelim ki biri her ay tam bir gününü aylık raporu hazırlamaya, ayrıca haftada bir saatini ara listelere ve güncellemelere harcıyor. Bu yılda 35 günden fazla, büyük ölçüde kendiliğinden işleyebilecek bir buçuk aylık iş. Saatlik yaklaşık 35 € ücretle, tablolardaki el işi için yılda kolayca binlerce eurodan söz ediyoruz. Üstelik hataları ve onları düzeltme süresini henüz saymadık bile.

Excel'i aştığınızın işaretleri

En önemli tablolarınızı otomatikleştirme zamanının geldiğini nasıl anlarsınız? En sık karşılaştığımız işaretler şunlar:

• Aynı listenin birden çok sürümü var ve kimse hangisinin doğru olduğunu bilmiyor
• Güncelleme her hafta ya da her ay sabit, hatırı sayılır bir zamana mal oluyor
• Yanlış bir hücre ya da bozuk bir formül yüzünden düzenli olarak bir şeyler ters gidiyor
• 'Excel dosyasını' yöneten kişi hastalandığında iş duruyor
• Aslında çoktan eskimiş rakamlara dayanarak karar veriyorsunuz

Excel'i otomatikleştirirken yapılan yaygın hatalar

Yanlış da yapılabilir. En sık karşılaştığımız tuzaklar şunlar:

• En çok zaman alan tek rapordan başlamak yerine her şeyi aynı anda otomatikleştirmeye çalışmak
• Hangi sorunu çözeceği netleşmeden yeni bir araç satın almak
• İstisnaları düşünmeyi unutmak: eksik bir değer, yeni bir müşteri, alışılmadık bir ay
• İlk haftalarda otomatik rakamların gerçekten doğru olup olmadığını kimsenin kontrol etmemesi
• Müşteri ya da personel verilerini korumasız işlemek, KVKK/GDPR'ye uygun yapıldığından emin olun

Socialo bu işe nasıl yaklaşır

Biz teknolojiyle değil, sorununuzla başlarız: hangi Excel işi size en çok zamana mal oluyor ve onu yok etmek ne kazandırıyor? Ücretsiz bir ilk görüşmede buna birlikte bakarız. Excel sizin durumunuz için aslında gayet iyi mi? O zaman bunu açıkça söyleriz. Devralınabilecek iş var mı? O zaman verilerinizi otomatik toplayan, raporları kendi kendine hazırlatan ve rakamlarınızı güncel tutan bir şey kurarız, artık elle hiçbir şey girmeniz gerekmeden. Önce tüm işleyişinizin gözden geçirilmesini mi istiyorsunuz? Bu, bir AI taramasıyla mümkün. İlk küçük bir proje birkaç yüz eurodan başlar, bir başka araca abonelik değil, sadece ihtiyacınız olanı yapan bir şey.

İlk adımı böyle atın

• Bir ay boyunca, hangi tabloların size en çok zamana mal olduğunu not edin
• En sık tekrarlanan ve en çok zaman alan raporu ya da listeyi seçin
• Bunun ayda kaç saat aldığını sayın, 12 ile çarpın ve yıllık 'Excel faturanızı' öğrenin
• Socialo ile ücretsiz bir görüşme ayarlayın. Neyin otomatikleştirmeye değer olduğuna, neyi Excel'de bırakabileceğinize, birlikte bakalım