Mimarlık ofisin için yapay zekâ otomasyonu

Sipariş defterin her zamankinden dolu ve iş yükün aylar öncesine kadar uzanıyor. Yine de akşam bir tasarımın başında değil, gelen kutunun, yarım bir teklifin ve hâlâ girilmesi gereken bir yığın saatin arkasındasın. Mimarlık ofisin için yapay zekâ otomasyonu, bir bilgisayarın binalarını tasarlaması demek değildir, o senin zanaatın. Etrafındaki her şeyle ilgilidir: e-postalar, teklif takibi, saat girişi ve akşamlarını yiyen müşteri soruları. Bu yazıda bir mimarlık ofisinde zamanın gerçekte nereye sızdığını, yapay zekânın bu konuda ne yapabileceğini, maliyetini, ve ne zaman hiç girişmemenin daha iyi olduğunu dürüstçe anlatıyorum.

Bir mimarlık ofisi neden tasarım dışında her şeye takılır

Bir mimarlık ofisi faturalanabilir saatlerden geçinir. Bir mimarın tasarıma harcadığı her saat, faturalandırabileceğin bir saattir. Ama gerçekte günün büyük bölümü kimsenin faturalandırmadığı işe gider: e-postalara yanıt vermek, teklifleri kovalamak, tutanak dağıtmak, saatleri güncellemek, bir proje klasöründe kaybolmuş belgeleri aramak. Zor bir iş değil ama gün boyu gününden küçük parçalar koparır. Ve özellikle herkesin aynı anda hem tasarımcı, hem proje yöneticisi, hem müşteri sorumlusu olduğu beş ila elli kişilik bir ofiste bu, ayda günlere ulaşır.

Önce dürüstçe: yapay zekânın binalarını tasarlaması gerekmez

İnternette «mimarlar için yapay zekâ» hakkında okuduklarının çoğu tasarım üretimi, 3B görselleştirmeler ve bir modelin saniyeler içinde çıkardığı planlarla ilgilidir. Bu konuda dürüst olayım: hoş araçlar ama zamanının kaybolduğu yer orası değil, paranı kazandığın yer de değil. Senin değerin yargında, bir isteği, bir bütçeyi, bir imar planını ve bir sezgiyi tutarlı bir binaya çevirmekte. Bunu bir insan yapmalı. Senin imzanı ve sorumluluğunu taşıyan kararları bir modele bıraktırma. Yapay zekânın gerçekten fark yarattığı yer, etraftaki tekrar eden iştir: işleme, sınıflandırma, takip ve yönlendirme. Gerçek zaman tasarrufun oradadır, ve orada güvenlidir de, çünkü işin içinde mesleki bir yargı yoktur.

Bir mimarlık ofisinde zaman gerçekte nereye sızar

• Gelen kutusu, hepsi yanıt isteyen müteahhitler, müşteriler, tedarikçiler ve belediyeler, çoğu zaten on kez yanıtladığın sorulara
• Gönderdiğin ama hiç takip etmediğin teklifler, böylece cironun bir kısmı öylece kalır
• Es geçilen saat girişi, böylece bu hafta ne yaptığını sonradan yeniden kurman gerekir
• Proje bazında bir yerde duran ama hiçbir zaman aradığın yerde olmayan belgeler ve yazışmalar
• Müşterilerin projesinin veya ruhsat başvurusunun durumuna dair soruları, her seferinde elle bulup yanıtlaman gerekir

Kimsenin yetişemediği telefon ve gelen kutusu

Bir mimar bütün gün masada oturmaz. Bir şantiyedesin, bir binayı geziyorsun, bir müşterinin masasında oturuyorsun. Bu sırada telefon çalmaya, gelen kutusu dolmaya devam eder. Arayıp yanıt alamayan olası bir müşteri çoğu zaman doğrudan bir sonraki ofisi arar. Bir yapay zekâ yanıt hizmeti senin adına açar, standart soruları yanıtlar, bir ruhsat sürecinin ne kadar sürdüğü, tadilat da yapıp yapmadığın, ücretlerinin kabaca ne olduğu, ve gerçek soruları bir özetle düzgünce sana iletir. Kimse açamadığı için artık yeni bir iş kaçırmazsın ve akşamın hepsi aynı şeyi soran e-postalara gitmez.

Bekleyip kalan teklifler

Bir tadilat ya da yeni yapı projesi için teklif hazırlıyorsun, gönderiyorsun ve sonra… hiçbir şey. Süren projelerle meşgulken aramayı unutuyorsun. İki hafta sonra müşteri soğumuş ya da çoktan bir rakipte. Teklif takibi var olan en sıkıcı ama aynı zamanda en kârlı işlerden biridir, ve tam da kendi kendine yürüyebilecek türden bir iş. Bir sistem hangi tekliflerin açık olduğunu takip eder, doğru anda nazik bir hatırlatma gönderir ve bir müşteri yanıt verir veya teklifi açar açmaz seni uyarır. Hiçbir şey hatırlamana gerek yok; yapılacak bir şey olduğunda haberin olur.

Saat girişi ve proje idaresi

Çoğu ofiste saat girişi herkesin nefret ettiği ve ertelediği iştir. Ve bu doğrudan para kaybettirir: girmediğin saatleri faturalandıramazsın. Bunun için iyi yazılımlar var, Simplicate, Yoobi veya Keeping gibi araçlar proje saatleri ve proje idaresi için yapılmıştır. Yapay zekâ bunların yerini almaz; dolmalarını sağlar. Herkesin hafta sonunda kafa patlatması yerine, bir sistem ajandandan, e-postalarından ve proje hareketliliğinden yalnızca onaylaman gereken bir taslak saat çizelgesi önerebilir. Aynı şey saat aracın, muhaseben ve proje klasörlerin arasında veri taşımak için de geçerli: o yeniden yazma işi ortadan kalkabilir.

Belge ve yazışmaları bulmak

Bir inşaat projesi bir dağ kadar kâğıt üretir: çizimler, ruhsat evrakı, belediyeyle e-posta yazışmaları, müteahhit yazışmaları, değişiklikler. Bir müşteri arayıp «çatı penceresi konusunda ne anlaşmıştık?» dediği an, on dakika ararsın. Proje dosyalarını okuyabilen bir yapay zekâ asistanı doğru belgeyi saniyeler içinde bulur ve sana yanıtı kaynağıyla birlikte verir. Arşivinin yerini almaz, ona daha hızlı bir giriş sağlar.

Yapay zekâ otomasyonu bir mimarlık ofisine ne kazandırır

Kazanç tek bir büyük şeyde değil, dörtte:

• Zaman, şimdi e-postaya, takibe ve idareye giden saatler tasarıma ve müşterilere geri döner
• Aynı işten daha çok gelir, takip edilen teklifler daha sık işe dönüşür ve girilen saatler faturalandırılır
• Daha hızlı yanıt, bir dakika içinde yanıt alan bir aday, yarın geri arayan ofis yerine daha sık seni seçer
• Huzur, artık her şeyi hatırlaman gerekmez; yapılacak bir şey olduğunda sistem seni uyarır

Yapay zekâ otomasyonu bir mimarlık ofisine ne kadara mal olur

Dürüstçe: bu, ne yaptırdığına bağlı. «Yapay zekâ» için değil, somut bir sorunu çözmek için ödersin, ve bu küçük başlar. Socialo'da tek seferlik bir kurulum bütçesi artı bakım için aylık sabit bir tutarla çalışıyorum. Fikir vermesi için, fiyatlarıma göre:

• Tanışma (30 dk · ücretsiz): Zamanın hangi işlere gidiyor ve hangi sistemleri kullanıyorsun? İşletmenin nasıl çalıştığını konuşuyoruz.
• Sınırları belli tek bir çözüm, örneğin bir yanıt hizmeti veya teklif takibi: basit bir şey için birkaç yüz eurodan başlar, daha sağlamı için yaklaşık 5.000 €'ya kadar çıkar
• Birkaç sistemin birlikte çalıştığı daha büyük bir bütün: genellikle tek seferde 5.000–12.000 €
• Bakım ve küçük düzenlemeler: tek bir çözüm için ayda 100–750 €, daha fazlası çalışıyorsa daha fazla
• Altta yatan teknolojinin kullanım maliyetlerini şeffafça, marjla yansıtırım, sonradan sürpriz yok

Sabit aylık tutar bilinçli olarak sabit bir tutardır, e-posta başına ya da görüşme başına bir ücret değil. Ay sakin de geçse yoğun da geçse, ne ile karşılaşacağını önceden bilirsin.

Ne zaman başlamasan daha iyi

Her ofisin buna ihtiyacı yok ve elle yapmak daha iyiyse bunu dürüstçe söylerim. Şu durumlarda başlama:

• Tek kişilik bir işletme ya da az soru gelen çok küçük bir ofissen, o zaman kazanılan zaman yatırımı çıkaramayacak kadar az
• Sorun aslında bir tercih ya da bir tasarım kararıysa, bu bir insana aittir, bir modele değil
• Zamanının nereye gittiğine dair henüz net bir resmin yoksa, o zaman inşa etmeden önce ölçmeye başla
• Yapay zekânın yaratıcı işini devralmasını bekliyorsan, devralmaz, ve bunu istemen de gerekmez

Nasıl başlarsın

Yapay zekâ otomasyonunun ofisine ne kazandıracağını bilmek mi istiyorsun? Şu sırayla ele al:

• Bir hafta boyunca faturalanamayan zamanının nereye gittiğini yaz. Gerçek sorunun budur.
• Bu görevlerden hangilerinin tamamen tekrar eden olduğunu, işleme, takip, yönlendirme, ve hangilerinin yargı gerektirdiğini gör. Yalnızca ilki otomatikleştirmeye uygundur.
• Özel bir geliştirme yaptırmadan önce standart bir aracın (saat girişi, proje idaresi) bunu zaten çözüp çözmediğini kontrol et.
• Sana en çok zaman ya da en çok kaçan gelir kaybettiren görevle başla. İyi çalışan tek bir şey, yarım kalmış on şeyden değerlidir.