Excel automatiseren: stop met handmatige rapportages

Bijna elk bedrijf draait deels op Excel. Klantenlijsten, voorraad, planning, de maandcijfers, het staat allemaal in een spreadsheet die iemand met de hand bijhoudt. Tot het knelt: het kost te veel tijd, er sluipen fouten in, en niemand weet nog welke versie de juiste is. In dit artikel lees je wat Excel automatiseren betekent, welk Excel-werk je kunt laten verdwijnen, wanneer Excel juist prima blijft, en wat al dat handmatige bijwerken je eigenlijk kost. In gewone taal, geen ingewikkelde formules of techniek.

Waarom Excel je op een gegeven moment tegenwerkt

Excel is geniaal om snel iets in een tabel te zetten. Het probleem begint als die ene spreadsheet de spil van je bedrijf wordt. Dan moet iemand hem elke week bijwerken, gegevens uit andere systemen overtypen, formules nalopen en zorgen dat het klopt. Eén verkeerde cel, en je hele rapport staat scheef. En zodra twee mensen aan dezelfde lijst werken, weet niemand meer welke versie de echte is.

Dat is precies het soort werk dat niet bij je hoort. Het levert niks op, het is foutgevoelig, en het kost meer tijd naarmate je bedrijf groeit. Op een gegeven moment ben je niet meer bezig met je cijfers, je bent bezig met het bijhouden van Excel.

Veel mensen besteden een fors deel van hun werkdag aan het verwerken van data, een groot deel daarvan in spreadsheets. Dat is tijd die grotendeels vanzelf zou kunnen lopen.

Wat 'Excel automatiseren' eigenlijk betekent

Even zonder jargon. Excel automatiseren betekent niet dat je Excel weggooit. Het betekent dat het saaie deel, het verzamelen, overtypen en bijwerken, vanzelf gebeurt. De gegevens komen automatisch binnen uit je andere systemen, de berekeningen lopen vanzelf, en het rapport staat klaar wanneer jij het nodig hebt. Jij kijkt alleen nog naar de uitkomst en neemt beslissingen. Het handwerk eronder verdwijnt.

De drie soorten Excel-werk die je kunt laten verdwijnen

Niet al het Excel-werk is gelijk. Grofweg zijn er drie soorten die zich uitstekend lenen om te automatiseren.

• Gegevens verzamelen en overtypen. Cijfers uit je webshop, boekhouding of planning handmatig in een spreadsheet plakken. Dit kan volledig vanzelf, de data stroomt automatisch naar binnen.
• Rapportages samenstellen. Elke week of maand dezelfde tabellen en grafieken in elkaar zetten. Dit kan een rapport worden dat zichzelf bijwerkt en op het juiste moment klaarstaat.
• Terugkerende berekeningen en controles. Marges, voorraadstanden, openstaande posten of urenoverzichten die je steeds opnieuw narekent. Dit loopt vanzelf, zonder dat er een fout in sluipt.

Wanneer Excel juist prima blijft

Eerlijk is eerlijk: Excel is een fantastisch hulpmiddel en lang niet alles hoeft weg. Voor een hoop dingen blijft een spreadsheet gewoon de snelste oplossing. Excel volstaat prima als:

• Je iets eenmaligs of incidenteels uitrekent of ordent
• Je snel een idee wilt testen of een berekening wilt maken
• De lijst klein is en maar door één persoon wordt bijgehouden
• Het werk te weinig voorkomt om er iets voor te laten bouwen

Van handmatige Excel naar een rapport dat zichzelf maakt

Een voorbeeld. Nu haalt iemand elke maand cijfers uit drie systemen, plakt ze in Excel, controleert de formules, werkt de grafieken bij en mailt het rapport rond. Geautomatiseerd komt diezelfde data automatisch binnen, worden de berekeningen vanzelf gedaan, en staat het rapport klaar op de eerste van de maand, in je mailbox of als een dashboard dat je altijd kunt openen. Jij houdt grip op de uitzonderingen; de rest loopt vanzelf.

Bij handmatig overtypen in Excel sluipt er al snel een fout in. In een rapport waar beslissingen op worden gebaseerd, kan zo'n fout je duur komen te staan.

Wat al dat Excel-werk je nu kost

Reken even mee. Stel dat iemand elke maand een hele dag bezig is met het samenstellen van het maandrapport, en daarnaast elke week een uur kwijt is aan tussentijdse lijstjes en updates. Dat is samen ruim 35 dagen per jaar, anderhalve maand werk dat grotendeels vanzelf zou kunnen lopen. Tegen een uurtarief van zo'n €35 praat je al gauw over duizenden euro's per jaar aan handwerk in spreadsheets. En dan tellen we de fouten en het uitzoekwerk nog niet eens mee.

Signalen dat je Excel ontgroeid bent

Hoe weet je of het tijd is om je belangrijkste spreadsheets te laten automatiseren? Deze signalen komen we het vaakst tegen:

• Er zijn meerdere versies van dezelfde lijst en niemand weet welke klopt
• Het bijwerken kost elke week of maand een vast, fors stuk tijd
• Er gaat regelmatig iets mis door een verkeerde cel of een gebroken formule
• Als de persoon die 'het Excel-bestand' beheert ziek is, ligt het werk stil
• Je neemt beslissingen op cijfers die eigenlijk al weer verouderd zijn

Veelgemaakte fouten bij het automatiseren van Excel

Het mis laten gaan kan ook. Dit zijn de valkuilen die we het vaakst tegenkomen:

• Alles tegelijk willen automatiseren in plaats van te beginnen bij het ene rapport dat de meeste tijd kost
• Een nieuwe tool aanschaffen voordat duidelijk is welk probleem die precies moet oplossen
• Vergeten na te denken over uitzonderingen: een ontbrekende waarde, een nieuwe klant, een afwijkende maand
• Niemand die in de eerste weken controleert of de automatische cijfers echt kloppen
• Klant- of personeelsgegevens onbeveiligd verwerken, zorg dat het AVG-proof gebeurt

Hoe Socialo het aanpakt

Ik begin met een gratis kennismakingsgesprek. We bespreken waar tijd in gaat zitten, welke systemen je gebruikt en waar automatisering kan helpen. Daarna krijg je een voorstel met automatiseringskansen, koppelingen, planning en kosten.

Zo zet je de eerste stap

• Schrijf een maand lang op aan welke spreadsheets je het meeste tijd kwijt bent
• Kies het rapport of de lijst die het vaakst terugkomt en de meeste tijd kost
• Tel hoeveel uur per maand daarin gaat zitten, vermenigvuldig met 12 en je weet je jaarlijkse 'Excel-rekening'
• Plan een gratis gesprek met Socialo. We kijken samen wat de moeite waard is om te automatiseren, en wat je gewoon in Excel kunt laten