नो-शो रोकें: अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऑटोमेट करें
नो-शो से खाली कुर्सी वह कमाई है जो कभी वापस नहीं आती। ऑटोमैटिक रिमाइंडर नो-शो को 20 से 30 प्रतिशत घटाते हैं। यहाँ पढ़ें इसे कैसे संभालें, और कब एक साधारण बुकिंग सिस्टम ही काफी है।
Terenceएक ग्राहक अपॉइंटमेंट बुक करता है और आता ही नहीं। कोई संदेश नहीं, कोई रद्दीकरण नहीं, बस एक खाली कुर्सी जहाँ कमाई होनी चाहिए थी। नाई, गैराज, रेस्तराँ या सलाहकार के लिए यह जल्दी जुड़ जाता है। अच्छी खबर: नो-शो रोकना काफी हद तक ऑटोमेट किया जा सकता है। इस लेख में आप पढ़ेंगे कि एक नो-शो आपको असल में कितना महँगा पड़ता है, ऑटोमैटिक अपॉइंटमेंट रिमाइंडर से आप कितना वापस पाते हैं, और कब महँगा टूल न खरीदना ही बेहतर है।
एक नो-शो आपको असल में कितना महँगा पड़ता है?
नो-शो सिर्फ़ छूटा हुआ अपॉइंटमेंट नहीं है। यह एक समय-स्लॉट है जिसे अब आप बेच नहीं सकते, साथ ही वह समय जो आपके कर्मचारी ने उसका इंतज़ार करते हुए बिताया। अपने व्यवसाय के लिए गणना करें। मान लीजिए: हफ़्ते में 40 अपॉइंटमेंट, औसत नो-शो दर 10 प्रतिशत और प्रति अपॉइंटमेंट औसत मूल्य 45 यूरो। तब आप हफ़्ते में 4 अपॉइंटमेंट खो देते हैं, लगभग 180 यूरो प्रति सप्ताह, यानी साल में 9,000 यूरो से ज़्यादा की कमाई जो सचमुच दरवाज़े से बाहर चली जाती है।
10% नो-शो पर सालाना खोई कमाई
रिमाइंडर कितने नो-शो रोक सकते हैं?
नो-शो के ख़िलाफ़ सबसे आसान उपाय है सही समय पर एक अच्छा रिमाइंडर। शोध बताते हैं कि SMS या ईमेल से ऑटोमैटिक अपॉइंटमेंट रिमाइंडर नो-शो दर को 20 से 30 प्रतिशत तक घटा सकते हैं (स्रोत: 6Gorilla’s, डच अपॉइंटमेंट शोध पर आधारित)। जो व्यवसाय WhatsApp से रिमाइंडर भेजते हैं, जिस पर लगभग हर कोई तुरंत प्रतिक्रिया देता है, वे व्यवहार में अक्सर और भी बड़ी गिरावट बताते हैं। ज़रूरी बात: ज़्यादा संदेश नहीं, बल्कि सही समय पर सही संदेश।
ऑटोमैटिक रिमाइंडर से कम नो-शो
अपॉइंटमेंट के इर्द-गिर्द आप जो कुछ ऑटोमेट कर सकते हैं
रिमाइंडर शुरुआत है, अंत नहीं। अपॉइंटमेंट के इर्द-गिर्द बहुत-सा दोहराव वाला काम होता है, यानी जो ऑटोमेट किया जा सकता है।
- ग्राहक के बुक करते ही ऑटोमैटिक पुष्टि
- जिस चैनल पर ग्राहक प्रतिक्रिया देता है, उस पर 24 घंटे और 2 घंटे पहले रिमाइंडर
- ग्राहक एक टैप से पुष्टि, पुनर्निर्धारण या रद्द करे, आपको फ़ोन किए बिना
- खाली हुए स्लॉट अपने आप प्रतीक्षा-सूची के ग्राहकों को पेश करना
- जो नहीं आए उन ग्राहकों को अपने आप नया प्रस्ताव भेजना
- बाद में संतुष्ट ग्राहकों से अपने आप समीक्षा माँगना
- सब कुछ बहुभाषी, उन ग्राहकों के लिए जो डच नहीं बोलते
खाली कुर्सी से भरे कैलेंडर तक: प्रतीक्षा-सूची अपने आप भरना
सबसे बड़ा फ़ायदा रिमाइंडर में नहीं, बल्कि उसके बाद होने वाली बात में है। अगर ग्राहक फिर भी रद्द कर दे, तो आपके कैलेंडर में एक खाली जगह बन जाती है। हाथ से आप तब फ़ोन करना शुरू करते हैं, अगर समय हो। ऑटोमेशन यह तुरंत करता है: जैसे ही कोई रद्द करता है, प्रतीक्षा-सूची के अगले ग्राहक को खाली हुए स्लॉट के साथ अपने आप संदेश मिल जाता है। अक्सर खाली जगह भर जाती है इससे पहले कि आपको रद्दीकरण का पता भी चले। इस तरह नो-शो नुकसान से किसी और के लिए अवसर बन जाता है।
कौन-सा चैनल सबसे अच्छा: WhatsApp, SMS, ईमेल या कॉल?
सबसे अच्छा चैनल वही है जिस पर आपका ग्राहक सचमुच प्रतिक्रिया देता है। नीदरलैंड्स के ज़्यादातर ग्राहकों के लिए वह WhatsApp है, लगभग हर कोई इसे कुछ ही मिनटों में खोल लेता है। पर यह आपके दर्शकों पर निर्भर करता है।
- WhatsApp, सबसे ऊँची ओपन दर, निजी, ग्राहक पुष्टि या पुनर्निर्धारण के लिए तुरंत जवाब दे सकता है
- SMS, बिना ऐप के काम करता है, लगभग हमेशा खुलता है, छोटे रिमाइंडर के लिए आदर्श
- ईमेल, ज़्यादा विस्तृत जानकारी और अटैचमेंट के लिए सुविधाजनक, पर ज़्यादा बार नज़रअंदाज़ होता है
- फ़ोन, ऊँचे मूल्य वाले अपॉइंटमेंट या बुज़ुर्ग दर्शकों के लिए; इसे AI रिसेप्शनिस्ट से भी ऑटोमेट किया जा सकता है
हर व्यवसाय को इसके लिए महँगे समाधान की ज़रूरत नहीं। क्या आपके पास साधारण कैलेंडर और एक ही तरह का अपॉइंटमेंट है? तो अंतर्निहित रिमाइंडर वाला एक मानक बुकिंग सिस्टम अक्सर काफ़ी है, महीने के कुछ दस यूरो में। अगर आपके मामले में यही सबसे समझदारी भरा विकल्प है, तो हम ईमानदारी से कह देते हैं। कस्टम काम तभी दिलचस्प होता है जब आपके पास बहुत सारे अपॉइंटमेंट हों, कई सिस्टम के साथ काम करते हों, या प्रतीक्षा-सूची और फ़ॉलो-अप वाक़ई अपने आप संभालना चाहते हों।
उदाहरण: बहुत ज़्यादा खाली कुर्सियों वाला एक सैलून
तीन कुर्सियों और महीने में लगभग 250 अपॉइंटमेंट वाला एक सैलून लीजिए। नो-शो दर लगभग 9 प्रतिशत थी, महीने में 22 से ज़्यादा छूटे अपॉइंटमेंट। औसतन 40 यूरो की सेवा पर इसका मतलब था महीने में लगभग 900 यूरो की खोई कमाई। उन्होंने ऑटोमैटिक WhatsApp पुष्टि और रिमाइंडर लगाए, जिसमें ग्राहक एक टैप से पुष्टि या पुनर्निर्धारण कर सकते थे, साथ ही एक प्रतीक्षा-सूची जो खाली हुए स्लॉट अपने आप पेश करती थी। तीन महीने बाद नो-शो दर घटकर लगभग 4 प्रतिशत रह गई। इससे महीने में लगभग 500 यूरो की कमाई बचती है, बिना एक भी अतिरिक्त फ़ोन कॉल के।
वापस पाई सालाना कमाई, सैलून
यह किन व्यवसायों के लिए काम करता है?
जो कुछ भी अपॉइंटमेंट पर चलता है, उसे ऑटोमैटिक रिमाइंडर और फ़ॉलो-अप से फ़ायदा होता है। जितने ज़्यादा अपॉइंटमेंट और प्रति अपॉइंटमेंट जितना ज़्यादा मूल्य, उतनी जल्दी यह फ़ायदेमंद होता है।
- नाई, बार्बरशॉप और ब्यूटी सैलून
- गैराज और कार वर्कशॉप (सर्विसिंग, जाँच, टायर बदलना)
- आरक्षण वाले रेस्तराँ और कैटरर
- ड्राइविंग स्कूल और प्रशिक्षण संस्थान
- सलाहकार फ़र्म, संपत्ति एजेंट और अन्य अपॉइंटमेंट-आधारित काम
- निर्धारित विज़िट वाली इंस्टॉलेशन और रखरखाव कंपनियाँ
शुरुआत कैसे करें?
आपको सब कुछ एक साथ ऑटोमेट करने की ज़रूरत नहीं। छोटे से शुरू करें और बढ़ाएँ।
- पहले अपनी असली नो-शो दर मापें, एक महीने तक छूटे अपॉइंटमेंट गिनें
- गणना करें कि ये नो-शो आपको साल में कितना महँगे पड़ते हैं (अपॉइंटमेंट × नो-शो% × औसत मूल्य)
- अपने ग्राहक के चैनल पर ऑटोमैटिक पुष्टि और रिमाइंडर लगाएँ
- उसके बाद ही प्रतीक्षा-सूची और ऑटोमैटिक फ़ॉलो-अप जोड़ें
- तीन महीने बाद देखें कि दर घटती है या नहीं, और समायोजित करें
शुरू करने के लिए तैयार हैं?
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