Excel को स्वचालित करें: हाथ से रिपोर्ट बनाना बंद करें

लगभग हर कारोबार आंशिक रूप से Excel पर चलता है। ग्राहक सूचियाँ, स्टॉक, प्लानिंग, महीने के आँकड़े, सब कुछ एक स्प्रेडशीट में होता है जिसे कोई हाथ से बनाए रखता है। जब तक वह अड़चन न बन जाए: इसमें बहुत समय लगता है, गलतियाँ घुस आती हैं, और किसी को पता ही नहीं रहता कि कौन-सा संस्करण सही है। इस लेख में आप पढ़ेंगे कि Excel स्वचालित करने का मतलब क्या है, कौन-सा Excel काम गायब हो सकता है, Excel कब बढ़िया रहता है, और हाथ से किया गया यह सारा अपडेट असल में आपको कितना महँगा पड़ता है। सरल भाषा में, कोई जटिल फ़ॉर्मूले या तकनीक नहीं।

Excel एक समय के बाद आपके ही खिलाफ़ क्यों काम करने लगता है

किसी चीज़ को जल्दी से एक तालिका में डालने के लिए Excel बेहतरीन है। समस्या तब शुरू होती है जब वही एक स्प्रेडशीट आपके कारोबार की रीढ़ बन जाती है। तब किसी को उसे हर हफ़्ते अपडेट करना पड़ता है, दूसरे सिस्टम से डेटा टाइप करना पड़ता है, फ़ॉर्मूले जाँचने पड़ते हैं और यह पक्का करना पड़ता है कि सब सही बैठे। एक गलत सेल, और आपकी पूरी रिपोर्ट टेढ़ी। और जैसे ही दो लोग एक ही सूची पर काम करते हैं, किसी को नहीं पता रहता कि असली संस्करण कौन-सा है।

यही वह काम है जो असल में आपका होना ही नहीं चाहिए। इससे कुछ नहीं मिलता, इसमें गलती की गुंजाइश रहती है, और जैसे-जैसे कारोबार बढ़ता है यह और समय खाता है। एक समय आता है जब आप अपने आँकड़ों पर काम नहीं कर रहे होते, आप Excel को टिकाए रखने में लगे रहते हैं।

'Excel स्वचालित करना' का असल में मतलब क्या है

बिना तकनीकी शब्दों के: Excel स्वचालित करने का मतलब Excel को फेंक देना नहीं है। इसका मतलब है कि उबाऊ हिस्सा, इकट्ठा करना, टाइप करना और अपडेट करना, अपने आप हो जाए। डेटा आपके दूसरे सिस्टम से अपने आप आ जाता है, गणनाएँ अपने आप चलती हैं, और रिपोर्ट तब तैयार रहती है जब आपको चाहिए। आप बस नतीजे को देखते हैं और फ़ैसले लेते हैं। उसके नीचे का हाथ का काम गायब हो जाता है।

Excel के तीन तरह के काम जिन्हें आप गायब कर सकते हैं

हर Excel काम एक जैसा नहीं होता। मोटे तौर पर तीन तरह के काम हैं जो स्वचालित करने के लिए बेहद उपयुक्त हैं।

• डेटा इकट्ठा करना और टाइप करना। अपने वेबशॉप, लेखा या प्लानिंग से आँकड़े हाथ से स्प्रेडशीट में चिपकाना। यह पूरी तरह अपने आप चल सकता है, डेटा अपने आप अंदर आता है।
• रिपोर्ट तैयार करना। हर हफ़्ते या महीने वही तालिकाएँ और ग्राफ़ बनाना। यह एक ऐसी रिपोर्ट बन सकती है जो खुद को अपडेट करे और सही समय पर तैयार रहे।
• बार-बार होने वाली गणनाएँ और जाँच। मार्जिन, स्टॉक स्तर, बकाया रकम या घंटों के ब्योरे जिन्हें आप बार-बार दोबारा जोड़ते हैं। यह बिना किसी गलती के अपने आप चलता है।

Excel कब बढ़िया ही रहता है

सच कहें तो: Excel एक शानदार औज़ार है और हर चीज़ को हटाने की ज़रूरत नहीं। बहुत सी चीज़ों के लिए स्प्रेडशीट आज भी सबसे तेज़ हल है। Excel बिलकुल काफ़ी है जब:

• आप कोई एक-बार का या कभी-कभार का हिसाब लगाते या व्यवस्थित करते हैं
• आप कोई विचार जल्दी आज़माना या कोई गणना करना चाहते हैं
• सूची छोटी है और सिर्फ़ एक व्यक्ति उसे बनाए रखता है
• काम इतना कम होता है कि उसके लिए कुछ बनवाना सार्थक नहीं

हाथ से चलने वाले Excel से एक ऐसी रिपोर्ट तक जो खुद बनती है

एक उदाहरण। अभी कोई हर महीने तीन सिस्टम से आँकड़े निकालता है, उन्हें Excel में चिपकाता है, फ़ॉर्मूले जाँचता है, ग्राफ़ अपडेट करता है और रिपोर्ट ईमेल कर देता है। स्वचालित होने पर वही डेटा अपने आप अंदर आता है, गणनाएँ अपने आप होती हैं, और रिपोर्ट महीने की पहली तारीख़ को तैयार रहती है, आपके इनबॉक्स में या एक ऐसे डैशबोर्ड के रूप में जिसे आप कभी भी खोल सकते हैं। अपवादों पर आपका नियंत्रण रहता है; बाकी अपने आप चलता है।

यह सारा Excel काम असल में आपको कितना महँगा पड़ता है

ज़रा हिसाब लगाएँ। मान लीजिए कोई हर महीने पूरा एक दिन महीने की रिपोर्ट बनाने में लगाता है, और इसके अलावा हर हफ़्ते एक घंटा बीच की सूचियों और अपडेट में। यह साल में 35 दिन से ज़्यादा है, डेढ़ महीने का काम जो काफ़ी हद तक अपने आप चल सकता है। लगभग €35 प्रति घंटा की दर पर, आप स्प्रेडशीट में हाथ के काम पर साल में जल्दी ही हज़ारों यूरो पर पहुँच जाते हैं। और इसमें गलतियाँ और उन्हें सुधारने का समय अभी गिना ही नहीं।

संकेत कि आप Excel से आगे बढ़ चुके हैं

कैसे पता चले कि अपनी सबसे ज़रूरी स्प्रेडशीट स्वचालित करने का समय आ गया है? ये संकेत हमें सबसे ज़्यादा मिलते हैं:

• एक ही सूची के कई संस्करण हैं और किसी को नहीं पता कौन-सा सही है
• इसे अपडेट करने में हर हफ़्ते या महीने एक तय, बड़ा समय लगता है
• किसी गलत सेल या टूटे फ़ॉर्मूले के कारण नियमित रूप से कुछ गड़बड़ हो जाती है
• 'Excel फ़ाइल' संभालने वाला व्यक्ति बीमार हो, तो काम रुक जाता है
• आप ऐसे आँकड़ों पर फ़ैसले लेते हैं जो पहले ही पुराने पड़ चुके होते हैं

Excel स्वचालित करते समय आम गलतियाँ

इसे गलत भी किया जा सकता है। ये वे चूकें हैं जो हमें सबसे ज़्यादा मिलती हैं:

• सबसे ज़्यादा समय लेने वाली एक रिपोर्ट से शुरू करने के बजाय सब कुछ एक साथ स्वचालित करने की कोशिश
• यह साफ़ होने से पहले ही नया टूल खरीद लेना कि उसे कौन-सी समस्या हल करनी है
• अपवादों के बारे में सोचना भूल जाना: कोई छूटा हुआ मान, नया ग्राहक, असामान्य महीना
• शुरुआती हफ़्तों में कोई यह जाँचता ही नहीं कि स्वचालित आँकड़े सचमुच सही हैं या नहीं
• ग्राहक या कर्मचारी डेटा बिना सुरक्षा के प्रोसेस करना, सुनिश्चित करें कि यह GDPR के अनुरूप हो

Socialo इसे कैसे संभालती है

मैं एक निःशुल्क परिचय बातचीत से शुरुआत करता हूँ। हम चर्चा करते हैं कि किन कामों में समय लगता है, आप कौन से सिस्टम इस्तेमाल करते हैं और ऑटोमेशन कहाँ मदद कर सकता है। इसके बाद आपको ऑटोमेशन के अवसरों, कनेक्शन, समय-योजना और लागत का प्रस्ताव मिलता है।

पहला कदम ऐसे उठाएँ

• एक महीने तक लिखें कि कौन-सी स्प्रेडशीट आपका सबसे ज़्यादा समय लेती हैं
• वह रिपोर्ट या सूची चुनें जो सबसे ज़्यादा बार लौटती है और सबसे ज़्यादा समय लेती है
• गिनें कि इसमें महीने में कितने घंटे जाते हैं, 12 से गुणा करें और अपनी सालाना 'Excel बिल' जान लें
• Socialo के साथ एक मुफ़्त बातचीत तय करें। हम साथ मिलकर देखेंगे कि क्या स्वचालित करना सार्थक है, और क्या आप Excel में ही रहने दे सकते हैं