Registrar y facturar trabajos adicionales sin discusión

Pasa en el andamio, en el cuadro eléctrico o tomando un café: que si puedes 'ya que estás' pasar ese circuito extra. Dices que sí, total, estás allí. Tres semanas después alguien en la oficina hace la factura final y ese trabajo extra no está. O sí está, y el cliente dice que nadie le mencionó un precio. Registrar el trabajo adicional no es un trámite administrativo que ya se arreglará. Es la condición para poder facturarlo. En este artículo: qué exige la ley neerlandesa, cuánto te cuesta al año el trabajo extra no facturado, qué puedes arreglar gratis y qué parte puedes automatizar en el momento mismo.

El trabajo extra sin facturar no te cuesta ingresos, te cuesta beneficio

Cuando pierdes un presupuesto, pierdes ingresos que nunca tuviste. Con el trabajo adicional que no facturas es distinto: las horas están hechas, los sueldos pagados, el material consumido. Todo lo que después no cobras sale directamente de tu beneficio. Un presupuesto perdido te cuesta una oportunidad. Un trabajo adicional sin facturar te cuesta dinero que ya has gastado.

Rara vez desaparece de una sola forma. Normalmente de cinco a la vez:

• Se acordó de palabra en la obra y no se registró en ningún sitio. En la oficina nadie sabe que existe.
• Está en el parte de trabajo, pero sin precio ni aprobación, así que nadie se atreve a ponerlo en la factura.
• Se absorbe en el presupuesto de la obra porque 'era solo una hora', un clásico que los propios proveedores de software de construcción señalan como la principal causa de ingresos perdidos (fuente: ECI Solutions).
• El cliente pregunta, se pone tenso, y por cuidar la relación lo dejas pasar.
• Está apuntado en una lista, pero la factura final ya ha salido.

La ley: sin aviso a tiempo, no hay aumento de precio

La regla principal está en el artículo 7:755 del Código Civil neerlandés y es más corta de lo que la gente cree. En caso de adiciones o cambios en la obra acordada solicitados por el cliente, el contratista solo puede reclamar un aumento de precio si avisó a tiempo al cliente de la necesidad de ese aumento, salvo que el cliente debiera haberlo entendido por sí mismo.

Vuelve a leer 'a tiempo'. A tiempo significa: antes de ejecutarlo. Una partida de trabajo adicional que aparece por primera vez en la factura final no es a tiempo, por justificada que sea. Y fíjate en lo que no dice: no dice que debas indicar un importe exacto de antemano. Debes señalar la necesidad de un aumento.

El Tribunal Supremo neerlandés lo confirmó el 1 de julio de 2022 (ECLI:NL:HR:2022:989). Para la excepción del final del artículo, que el cliente debiera haberlo entendido solo, no se exige que además conociera la magnitud del aumento ni los sobrecostes concretos previstos. Tenía que entender que saldría más caro. Eso te favorece más de lo que sugieren muchos textos de asesoría. Pero no es un cheque en blanco: en la misma sentencia el tribunal establece que, si no se acordó el importe del aumento, se aplica el artículo 7:752. Entonces se debe un precio razonable, y un precio orientativo dado no puede superarse en más de un 10 por ciento, salvo que hayas avisado lo antes posible de que iba a ser más.

Si trabajas para particulares se añade una segunda capa. Para consumidores rigen deberes de información propios sobre el precio (artículos 6:230l y 6:230m del Código Civil), que aprietan sobre todo en contratos firmados fuera de tu propio local, es decir, en la mesa de la cocina del cliente. La patronal Bouwend Nederland escribe que incumplir un deber de información significa pronto 'un descuento del 25% al 50% sobre el precio adicional'. Si trabajas para una constructora u otro cliente empresarial, esas reglas de consumo no aplican, pero el artículo 7:755 sí.

Dos problemas parecidos que se resuelven de forma distinta

• Problema 1: no se avisó a tiempo. El trabajo está hecho y el cliente no sabía que costaba aparte. Legalmente has perdido el derecho a ese aumento, por muy buena que sea tu administración.
• Problema 2: sí avisaste, el cliente aceptó, pero no se registró nada o se quedó parado. Tienes el derecho, pero no la línea de factura.

Casi toda empresa que se pone con esto ataca el problema 2. Es el visible: partes, listas, software. Mientras tanto el problema 1 sigue corriendo, y ese es el caro, porque ahí están los importes grandes, el trabajo imprevisto que acaba en discusión. La solución al problema 1 no es administrativa. Está en los cinco minutos después de que el cliente diga que sí.

Arregla esto primero, no hace falta IA

• Pon en tu presupuesto no solo lo que entra, sino también lo que no entra. Si el alcance queda abierto, cada conversación sobre trabajo adicional se convierte en una discusión sobre lo que ya estaba pagado.
• Dale a tu gente en obra una frase fija. 'Se puede, pero eso es trabajo extra y va en la factura, te mando ahora un mensaje para confirmarlo.' El deber de aviso no pide más.
• Un mensaje del cliente diciendo 'sí, adelante' es prueba utilizable y cuesta cero euros. Un acuerdo verbal en un tejado, no.
• Acordad quién decide en caso de duda. Si el técnico no puede valorarlo y tú no coges el teléfono, lo hará igualmente y se lo callará.

Si esto no está, la automatización no te salva. Solo harás el desorden más rápido. Te cuesta una tarde y reescribir la plantilla del presupuesto, y es lo primero que yo haría.

Lo que sí aporta la automatización: el momento mismo

El hueco está entre 'el cliente dice que sí en la obra' y 'la oficina se entera'. En la mayoría de empresas ese hueco dura de horas a semanas, y justo ahí desaparece el dinero. Nadie rellena un formulario en un tejado a las cuatro menos cuarto, y no es cuestión de disciplina. Así que quitas el obstáculo en vez de volver a reunirte sobre ello. En concreto, una automatización bien hecha puede:

• Registrarlo en veinte segundos. El técnico dicta lo que se ha encontrado o hace una foto, y de ahí sale una línea limpia: qué, por qué, horas estimadas, material, en qué obra y qué cliente.
• Enviar al instante una confirmación al cliente con tu propio texto estándar y la indicación de precio. Ese es exactamente el aviso que pide la ley, en el momento en que aún vale: antes del trabajo.
• Registrar la aprobación del cliente junto a la obra, con fecha y hora. Un 'sí, vale' por mensaje o correo basta, siempre que quede con el proyecto y no en el móvil de alguien.
• Poner la línea en la lista de facturación de esa obra en cuanto llega la aprobación, para que facturar sea una comprobación y no una búsqueda.
• Vigilar lo que se queda atascado. Trabajo extra tres días sin aprobación es una señal. Una obra que se cierra con trabajo aprobado y sin facturar no debería pasar.
• Enseñarte cada trimestre en qué tipo de obra surge trabajo adicional de forma estructural. Si es tres veces la misma situación, no pertenece a tus adicionales sino a tu presupuesto.

Ese último punto es el que más rinde a largo plazo y casi nunca se construye. El trabajo adicional que vuelve siempre no es adicional: es un error de cálculo que llevas repitiendo tres años.

Lo que esto no resuelve

• Un cliente que sencillamente se niega a pagar. Esa discusión sigue, solo que ahora la tienes con marca de tiempo y una aprobación en lugar de con tu memoria.
• Clientes grandes con su propio procedimiento de adicionales: números de albarán, un portal, o cláusulas de las condiciones estándar del sector. Entonces tu automatización sigue su formulario, no al revés. Se puede, pero es su proceso y te aporta menos.
• Enviar precios a clientes automáticamente sin que nadie mire. Ese es justo el tipo de mensaje donde un error te cuesta un cliente o un margen. Haz que pase por una persona al principio y elimina las excepciones después.
• Una empresa con dos partes de adicionales al mes. No compres nada. Reescribe tu presupuesto tipo y listo.

Lo que cuesta y por dónde empezar

Mira primero si un software estándar ya lo hace. Existen apps de partes de trabajo y de obra para empresas neerlandesas de construcción e instalación por unas pocas decenas de euros por empleado y mes que resuelven bien el registro. Si eso soluciona tu problema, cómpralo. No rehago lo que puedes comprar hecho; construir a medida lo que existe por diez euros no se amortiza nunca.

Si queda el hueco, el momento en obra, la confirmación al cliente, la vigilancia de lo que nunca se facturó, para la mayoría de empresas es un proyecto pequeño o mediano: entre 300 y 5.000 euros para registrar y confirmar, y de 5.000 a 12.000 euros si tiene que engancharse bien a tu administración de obra y facturación. Mantenimiento después desde 100 euros al mes, cancelable cada mes. Ponlo al lado de la cifra que has calculado tú arriba.

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