KI für den Großhandel: von der E-Mail ins ERP ohne Tippen
Jeden Morgen 60 E-Mails mit Bestellungen und Fragen. Alles manuell verarbeiten. Bis jetzt. So funktioniert Auftragsautomatisierung für den Großhandel in der Praxis.
TerenceJeden Morgen dasselbe Ritual: Posteingang öffnen, 60 E-Mails mit Bestellungen, Fragen und Beschwerden. Eine nach der anderen verarbeiten. Produktnummern nachschlagen, Mengen prüfen, Bestellungen in AFAS oder Exact eintippen. Das ist Arbeit, die jemand erledigen muss, aber sie muss nicht mehr von einem Menschen erledigt werden.
Der Schmerz des Großhandels
Großhandelsunternehmen haben ein spezifisches Problem: hohes Transaktionsvolumen, niedrige Marge pro Bestellung. Jede Minute, die durch manuelle Verarbeitung verloren geht, zählt doppelt.
- Auftragsverarbeitung per E-Mail, alles muss manuell ins ERP eingegeben werden.
- Lagerinformationen, Kunden rufen an oder mailen um Verfügbarkeit zu fragen.
- Beschwerden und Rücksendungen, jedes Mal neu erklärt und erfasst.
- Preisangebote, regelmäßig spezifische Preisvereinbarungen nachschlagen und zurückmailen.
Durchschnittlicher Großhändler verbringt täglich 3 Stunden mit manueller E-Mail-Auftragsverarbeitung
Was KI automatisch abwickeln kann
KI liest unstrukturierte E-Mails und versteht die Absicht. Das System erkennt das Produkt, prüft den Bestand und stellt die Bestellung in AFAS oder Exact Online in die Warteschlange, ohne dass jemand es lesen muss.
- Auftragsverarbeitung, 60–70% aller Bestellungen können vollautomatisch laufen
- Lagerinformationen, automatische Rückmeldung per E-Mail/WhatsApp
- Beschwerdenabwicklung, automatisch an die richtige Abteilung weitergeleitet
- Rechnungsverarbeitung, automatisch mit Bestellungen abgeglichen
Keine komplexen Softwareänderungen, kein neues ERP-System. Wir verbinden KI mit Ihrem bestehenden AFAS, Exact Online oder anderem Paket.
Was kostet es und was bringt es?
Auftragsautomatisierung für einen mittelgroßen Großhändler kostet typisch €4.500–€8.000 einmalig. Bei 3 Stunden täglicher Einsparung mit einem €45/Stunden-Mitarbeiter: über €30.000 Jahreseinsparung. Amortisationszeit: 2–3 Monate.
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Die meisten Großhändler arbeiten noch vollständig manuell. Der erste, der in Ihrer Nische automatisiert, hat einen ernsthaften Wettbewerbsvorteil: schnellere Auftragsverarbeitung, weniger Fehler, höhere Kundenzufriedenheit.