أتمتة Excel: توقّف عن إعداد التقارير يدوياً

تكاد كل شركة تعتمد جزئياً على Excel. قوائم العملاء، المخزون، الجدولة، أرقام آخر الشهر، كلها في جدول يحدّثه أحدهم يدوياً. إلى أن يبدأ في الإرهاق: يستهلك وقتاً أكثر من اللازم، وتتسلل إليه الأخطاء، ولم يعد أحد يعرف أي نسخة هي الصحيحة. في هذا المقال ستقرأ ما تعنيه أتمتة Excel، وأي عمل في Excel يمكن أن يختفي، ومتى يبقى Excel ممتازاً، وكم يكلفك حقاً كل هذا التحديث اليدوي. بلغة بسيطة، بلا معادلات معقّدة أو تقنية.

لماذا يعمل Excel ضدّك في النهاية

Excel رائع لوضع شيء بسرعة في جدول. تبدأ المشكلة حين يصبح ذلك الجدول العمود الفقري لشركتك. عندها يجب على أحدهم تحديثه كل أسبوع، ونسخ بيانات من أنظمة أخرى، ومراجعة المعادلات، والتأكد من أن كل شيء صحيح. خلية واحدة خاطئة، ويميل تقريرك كله. وحالما يعمل شخصان على القائمة نفسها، لم يعد أحد يعرف أي نسخة هي الحقيقية.

هذا بالضبط نوع العمل الذي لا يجب أن يكون من نصيبك. لا يحقّق شيئاً، وعُرضة للخطأ، ويكلّف وقتاً أكثر كلما كبرت شركتك. في مرحلة ما لم تعد تعمل على أرقامك، بل تعمل على إبقاء Excel واقفاً.

ماذا تعني 'أتمتة Excel' فعلاً؟

بلا مصطلحات: أتمتة Excel لا تعني التخلّص من Excel. تعني أن الجزء الممل، الجمع والنسخ والتحديث، يحدث من تلقاء نفسه. تأتي البيانات تلقائياً من أنظمتك الأخرى، وتجري الحسابات وحدها، ويكون التقرير جاهزاً متى احتجته. أنت تنظر فقط إلى النتيجة وتتخذ القرارات. أما العمل اليدوي تحته فيختفي.

الأنواع الثلاثة من عمل Excel التي يمكنك إخفاؤها

ليس كل عمل في Excel سواء. تقريباً، هناك ثلاثة أنواع تصلح تماماً للأتمتة.

• جمع البيانات ونسخها. لصق أرقام من متجرك الإلكتروني أو محاسبتك أو جدولتك يدوياً في جدول. هذا يمكن أن يجري كلياً وحده، تتدفّق البيانات تلقائياً.
• إعداد التقارير. تجميع الجداول والرسوم نفسها كل أسبوع أو شهر. هذا يمكن أن يصبح تقريراً يحدّث نفسه ويكون جاهزاً في الوقت المناسب.
• الحسابات والمراجعات المتكررة. الهوامش، ومستويات المخزون، والبنود المفتوحة، أو كشوف الساعات التي تعيد حسابها مراراً. هذا يجري وحده، دون أن يتسلل خطأ.

متى يبقى Excel ممتازاً

لنكن صريحين: Excel أداة رائعة، وليس كل شيء يجب أن يزول. لكثير من الأمور يبقى الجدول ببساطة أسرع حل. يكفي Excel تماماً حين:

• تحسب أو ترتّب شيئاً لمرة واحدة أو بين الحين والآخر
• تريد تجربة فكرة بسرعة أو إجراء حساب
• كانت القائمة صغيرة ويتولّاها شخص واحد فقط
• كان العمل نادر الحدوث بحيث لا يستحق بناء شيء له

من Excel يدوي إلى تقرير يُعِدّ نفسه

مثال. الآن يسحب أحدهم كل شهر أرقاماً من ثلاثة أنظمة، ويلصقها في Excel، ويراجع المعادلات، ويحدّث الرسوم، ويرسل التقرير بالبريد. مع الأتمتة، تأتي البيانات نفسها وحدها، وتُجرى الحسابات تلقائياً، ويكون التقرير جاهزاً في أول الشهر، في بريدك أو كلوحة معلومات تفتحها متى شئت. تبقى الاستثناءات بين يديك؛ والباقي يجري وحده.

كم يكلفك فعلاً كل هذا العمل في Excel

احسبها معنا. لنفترض أن شخصاً يقضي يوماً كاملاً كل شهر في إعداد التقرير الشهري، إضافةً إلى ساعة أسبوعياً في قوائم وتحديثات بينية. هذا أكثر من 35 يوماً سنوياً، شهر ونصف من العمل يمكن أن يجري معظمه وحده. بأجر ساعة نحو 35 يورو، نصل سريعاً إلى آلاف اليوروات سنوياً للعمل اليدوي في الجداول. وهذا قبل أن نحسب الأخطاء والوقت الذي يستغرقه تصحيحها.

علامات أنك تجاوزت Excel

كيف تعرف أن الوقت قد حان لأتمتة أهم جداولك؟ هذه أكثر العلامات التي نصادفها:

• توجد عدة نسخ من القائمة نفسها ولا أحد يعرف أيها صحيحة
• يكلّف التحديث قدراً ثابتاً وكبيراً من الوقت كل أسبوع أو شهر
• يحدث خلل بانتظام بسبب خلية خاطئة أو معادلة معطوبة
• حين يمرض من يدير 'ملف Excel' يتوقف العمل
• تتخذ قرارات بناءً على أرقام صارت قديمة أصلاً

أخطاء شائعة عند أتمتة Excel

يمكن أن يُخطئ المرء أيضاً. هذه أكثر العثرات التي نصادفها:

• محاولة أتمتة كل شيء دفعةً واحدة بدل البدء بالتقرير الواحد الأكثر استهلاكاً للوقت
• شراء أداة جديدة قبل أن يتضح أي مشكلة يُفترض أن تحلّها
• نسيان التفكير في الاستثناءات: قيمة ناقصة، عميل جديد، شهر غير معتاد
• عدم وجود من يتحقق في الأسابيع الأولى من أن الأرقام التلقائية صحيحة فعلاً
• معالجة بيانات العملاء أو الموظفين دون حماية، احرص على أن يتم ذلك بما يتوافق مع GDPR

كيف تتعامل Socialo مع هذا

أبدأ بلقاء تعارف مجاني. نتحدث عن الأعمال التي تستغرق وقتًا، والأنظمة التي تستخدمها، وكيف يمكن للأتمتة أن تساعدك. ثم تحصل على عرض يتضمن فرص الأتمتة والربط والجدول الزمني والتكاليف.

هكذا تخطو الخطوة الأولى

• دوّن طوال شهر أي الجداول تكلفك أكثر وقت
• اختر التقرير أو القائمة الأكثر تكراراً والأكثر استهلاكاً للوقت
• احسب كم ساعة تستهلك شهرياً، اضربها في 12 وستعرف 'فاتورة Excel' السنوية
• احجز محادثة مجانية مع Socialo. ننظر معاً فيما يستحق الأتمتة، وما يمكنك تركه في Excel