公证处的 AI 自动化：每个案卷省回数小时
每份契据都从数小时的准备开始：查土地登记、查工商登记、做反洗钱核查、重新录入数据。读一读你的公证处究竟在哪里浪费时间，以及公证人必须继续亲自做什么。
Terence你成为公证人，是为了法律工作和与当事人的交谈，而不是为了查土地登记、重新录入护照。然而每份契据都恰恰从这些开始：收集资料、核对土地登记和工商登记、做反洗钱核查、拼出一份草稿。之后你才进入实质内容。为你的公证处做 AI 自动化，不是一个会出具契据的机器人。它是把那些重复性的准备工作从你肩上卸下，让你和你的助理把更多时间留给你们所受训练的工作。本文你会读到公证处究竟在哪里浪费时间，在不违反保密义务或反洗钱规定的前提下哪些可以安全自动化，以及大致花费多少。
你的公证处在哪里浪费最多时间
数字说明了压力为何如此之大。据荷兰报纸 Reformatorisch Dagblad（2026 年 4 月 7 日），荷兰每年出具的契据超过 200 万份，而公证人却紧缺，活更多、人更少。反洗钱规定让事情更难：过去每个案卷要问十个核查问题，据同一报道如今标准是三十个。这不是法律工作，而是不断堆积的行政事务。花在这上面的每一小时，都是你无法给当事人或契据的一小时。
具体来说，几乎每个案卷都会重复以下这类任务：
- 收集资料：查土地登记了解产权和抵押，查工商登记了解授权和权限，并核对个人资料。
- 身份与反洗钱核查：处理护照、做政治公众人物和制裁名单筛查、查实益所有人登记，并把一切记入案卷。
- 拼出契据草稿：在实质审查开始前，用案卷资料填入标准条款和事务所模板。
- 安排签署：与各方电话和邮件往来、发送草稿、发送提醒并跟踪状态。
- 期限监控：盯住重新身份识别和案卷的各项期限，这是不容出错的工作。
- 进度询问：当事人一再问“进展如何”，常常在办公时间之外。
荷兰每年的契据，在公证人紧缺之中
问题不是“哪个 AI 工具”，而是“你在哪里浪费时间”
搜索“公证业 AI”，你很快会找到一排供应商：一个生成契据，一个自动化你的反洗钱核查，第三个承诺成为“公证业的 AI 伙伴”。都很好，但起点错了。因为某个工具存在就去买，就像在事务所里摆一台昂贵的机器，却不知道它解决什么问题。我反过来：先看你的事务所里时间从哪里漏走，然后才决定是否，以及哪种，技术能解决它。有时答案是把你的系统之间做一个聪明的连接。有时答案是：这件事就保持原样，因为在这里手工更快或更安全。我会诚实地告诉你。
哪些可以安全自动化，哪些仍是公证工作
真正重要的区别是：自动化准备和行政这一层，而不是公证判断或契据的出具。非常适合被接手的工作：
- 受理与反洗钱准备：当事人在线填入最初资料，系统把身份识别和首批核查准备好，你只审查结果。
- 土地登记和工商登记资料：自动取得并放入案卷，而不是每个案卷都重新录入。
- 契据草稿：从你自己的事务所模板和案卷资料生成第一版，供助理做实质审查。
- 签署安排：发送草稿、根据可用时间提出签署时间，并自动发送提醒。
- 期限与重新身份识别监控：提前足够时间自动提醒，让反洗钱期限或案卷期限永不漏掉。
- 当事人提问：网站上或邮件中的助手 24/7 回答常见问题（费用、时长、所需文件），并把其余的妥善转给你的秘书处。
重要提醒：AI 不出具契据，也不给出法律判断。评估一份契据、衡量其内容、对各方的说明义务，这在职业规则之内仍是公证人的工作和最终责任。我构建的是接手周围的准备和行政事务，让你有更多时间做当事人真正需要你的那部分工作。如果某件事更适合保持人工，我会直说。
最大的风险：保密、ChatGPT 与反洗钱
这里我们要认真一会儿，因为很多事务所在这里出错。把一份契据草稿或当事人案卷贴进 ChatGPT 让它总结或检查，很有诱惑力。但一旦你把机密资料放进公开的 AI 服务，你可能同时违反你的保密义务和 GDPR。荷兰数据保护局把无意中将个人资料输入公开 AI 工具视为必须报告的数据泄露。对于负有法定保密义务并受纪律法约束的公证人来说，这是你不会想冒的风险。
正因如此，我不在公开 AI 服务中处理当事人资料。我为你的事务所构建的东西运行在欧洲境内一个专属、受保护的环境里，你的资料仍属于你，不会作为训练材料流向世界。安全地自动化与尊重保密并不矛盾，前提是正确搭建。把它正确搭建好，就是我的工作。
你已经有公证软件，这并不取代它
你很可能已经在用一套公证软件：Van Brug、Akte-Online、某个 eContract 系统，或类似的用于案卷、模板和签署流程的工具。很好。我不取代它，也不会试图把你推向“又一个系统”。我做的是填补你的各系统与遗留手工活之间的缝隙：仍然靠手工从一个屏幕搬到另一个屏幕的数据、每次都要重做的反洗钱步骤、在办公时间之外提问的当事人。我在其周围搭建连接，按你事务所的工作方式量身定制，而不是一个要硬塞进去的现成模块。
能带来什么？把它换算成案卷和小时
我不喜欢空洞的百分比，所以你自己算一算。准备一份转让契据，收集资料、查土地登记和工商登记、反洗钱核查、拼出草稿，在实质工作开始之前，每个案卷很容易就要一到两小时。把它乘以每周十五到二十五个案卷，你就明白工作量从何而来。每一个准备已为你备好的案卷，都是回到法律工作、回到当事人、或仅仅回到一个能撑住的工作日的时间。而当反洗钱核查问题是过去的三倍时，恰恰是这一层，自动化带来的回报最大。
每个案卷的核查问题是过去的这么多倍（反洗钱）
公证处做 AI 自动化要花多少钱？
我会先与你进行一次免费交流，了解哪些工作耗时、你使用哪些系统，以及自动化能在哪些方面帮忙。随后，你会收到包含自动化机会、系统连接、时间安排和费用的方案。
不是又一个工具的订阅，也不是一年的合同。你为解决你事务所一个具体问题的东西付费，而且可以按月停止。如果它没有按承诺运作，你不被任何东西绑住。
如何开始？
你不必一次就把整个事务所翻新。第一步很小：一次免费的半小时交谈，我看看你的时间大多从哪里漏走。没有关于 AI 的推销，没有任何义务。如果有可争取的，我告诉你是什么、大约多少。如果可争取的不多，我也照实说，至少你会有清晰的判断。